умента містить реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь.
Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднене його визначення за реквізитами Найменування організації і Довідкові дані про організацію raquo ;. Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті скорочення. кадровий служба торговий документообіг
Гриф обмеження доступу до документа (конфіденційно, для службового користування та ін.), відмітку про статус документа (копія, проект та ін.) проставляють без лапок на першій сторінці документа. Гриф обмеження доступу можна доповнювати даними, передбаченими законодавством про інформацію обмеженого доступу.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. При адресуванні документа посадовій чи фізичній особі ініціали вказуються перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
2.2 Удосконалення нормативно-методичних документів по роботі з кадрами
Інформаційно-технологічну основу сучасного управління документацією в організації становлять корпоративні системи, що дозволяють поєднувати елементи як традиційного, так і електронного документообігу (тобто застосовувати змішаний електронно-паперовий документообіг), а також підтримувати цілісні технології електронного документообігу. Досвід організацій, що мають досвід впровадження та застосування таких технологій протягом ряду років, показує, що виняткову важливість мають питання кадрового забезпечення корпоративної системи електронного документообігу (далі - КОД), без вирішення яких неможливо її ефективне використання. Питання кадрового забезпечення та роботи з персоналом знаходяться у взаємозв'язку з іншими компонентами функціонування КСД.
Ключові питання роботи з персоналом в умовах впровадження корпоративних систем і технологій електронного документообігу насамперед пов'язані з визнанням інноваційних змін в управлінні документацією (інформаційні ресурси, включаючи паперові та електронні документи; програмно-технічне забезпечення; технологія роботи і нормативна база), що впливають, у свою чергу, на склад працівників, що здійснюють роботу з документами, на формування нових кваліфікаційних вимог до них, а також на необхідність систематично підвищувати кваліфікацію керівників і фахівців організації з питань застосування корпоративних технологій електронного документообігу.
Саме через радикального характеру впливу технологій електронного документообігу на процеси роботи значну частину питань кадрового забезпечення КСД багатьом організаціям доводиться вирішувати по ситуації. Як правило, спеціальної підготовки з цієї проблематики співробітники не мають (як, втім, і впровадження корпоративних технологій електронного документообігу не має прецедентів в попередньому досвіді). У міру поетапного впровадження КСД коло користувачів системи розширюється: від працівників служби документації та секретарів в підрозділах організації до керівників і фахівців.
В організаціях, де КСД застосовується вже тривалий час (наприклад, більше 2-3 років), її реальними користувачами можуть бути майже всі їх керівники та фахівці. Як показує досвід, в таких умовах великим організаціям доводиться в кожному підрозділі виділяти координатора по використанню КСД (для оптимізації взаємодії з користувачами). Отже, зі збільшенням глибини впровадження КСД завдання її кадрового забезпечення стають все більш масштабними.
Можна виділити кілька категорій працівників, з діяльністю яких пов'язані впровадження і застосування КСД. Так, до числа користувачів системи входять:
- керівники служб документації, а також користувачі КСД з числа працівників цих служб;
- фахівці підрозділів, що виконують функції по роботі з документами безпосередньо у підрозділах;
- керівники та фахівці підрозділів, що використовують систему в інформаційно-аналітичних цілях, а також при роботі з проектами документів;
- системні адміністратори і фахівці служби технічної підтримки;
- системні технологи - співробітники служб документації або підрозділів інформатизації, що виконують функції користувальницького та технологічного адміністрування.
Розглянемо основні особливості роботи із зазначеними категоріями користувачів.
В даний час для працівників служб документації та фахівців підрозділів, що у документационном забезпеченні, поряд з вимогами знань і умінь традиційного діловодства і загальної комп'ютерної підготовки є обов'язковим знання основ технології КСД, вс...
