ється з номера 1 і здійснюється в хронологічному порядку.
При реєстрації звернення на лицьовій стороні першого аркуша вказується дата надходження та реєстраційний номер.
Облік звернень здійснюється в автоматизованій інформаційній системі. Реєстраційно-контрольні картки і журнал обліку письмових звернень оформляються у паперовому та електронному вигляді, ведуться і зберігаються відповідно до правил діловодства. p align="justify"> При веденні картотечного або журнального обліку реєстраційний номер звернення складається з літерного індексу, що представляє собою початкову літеру прізвища заявника, номери регіону і порядкового номера звернення (наприклад, А-34-100).
Звернення громадянина, переслані до Управління із супровідним документом від посадової особи державного органу або органу місцевого самоврядування, враховується на прізвище громадянина, із зазначенням прізвища посадової особи, який направив звернення, у графі "Примітка" облікової форми.
Основними відомостями про звернення, підлягають обов'язковому обліку, є:
а) дата реєстрації;
б) реєстраційний номер;
в) відомості про повторність або багатократності обігу;
г) прізвище та ініціали автора звернення, його адресу, назву організації, вихідний номер і його дата;
д) короткий зміст звернення;
е) прізвище і резолюція керівника, який розглянув звернення, назва підрозділу та (або) прізвище особи, відповідальної за розгляд звернення;
ж) дата і результати розгляду звернення;
з) відомості про здійснення контролю;
і) відомості про місце зберігання матеріалів розглянутого звернення.
В облікових формах передбачається графа "Примітка" для внесення додаткових відомостей про звернення.
Відомості про суть звернення і результати його розгляду, внесені в облікові форми, повинні бути конкретними і носити інформативний характер.
Колективне звернення, тобто звернення, підписане двома і більше авторами, реєструється в загальному порядку, в облікові форми вносяться перші дві-три розбірливо вказані прізвища, першою вказується фамілія того автора, на адресу якого просять направити відповідь . Облік проводиться за його прізвища. В облікових формах у графі "Примітка" проставляється позначка В«колективнеВ». Реєстраційний номер колективного звернення складається з літерного індексу КОЛ, номери регіону і порядкового номера звернення (наприклад-КОЛ-34-100). p align="justify"> Повторне звернення громадянина з одного і того ж питання за умови, що термін розгляду першого звернення ще не закінчився, в тому числі копія звернення цього громадянина, що надійшла з іншого державного органу або органу місцевого самоврядування, реєстр...
