кретар ділить їх на 3 основні групи:
1. Вхідні - надходять з інших організацій. p> 2. Вихідні - відправляються із даної організації, тобто з відділу.
3. Внутрішні - створювані і що залишаються всередині організації.
Вхідні документи секретар реєструє, уб'ю ж, у день надходження, а не відкладає на наступного дня. Вихідні та внутрішні документи реєструються тільки після підпису керівника.
Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться спеціальні журнали реєстрації, де секретар записує всю необхідну інформацію про документ.
Вхідні, вихідні та внутрішні документи також мають реєстраційний номер, що включає в себе тільки порядковий номер документа, наступним за номером останнього документа, наприклад: 1305 - порядковий номер документа за журналом реєстрації.
Реєстраційні номери присвоюються входять, що виходить і внутрішнім документа в межах календарного року, тобто з 01.01.2005 р. по 31.12.2005 р.
Реєстрація зручна тим, що секретар може швидко знайти потрібний документ, необхідний виконавцю, при цьому, Чи не змусивши виконавця довго чекати.
Журнал реєстрації вхідних документів
Вхідний № документа
Номер і дата документа
Автор
(від кого)
Короткий зміст (заголовок)
Виконавець і дата виконання
Підпис виконавця і дата
Відмітка про виконанні
1234
№ 41/453 від 12.05.2005
Народний суд
Вирок на підсудного Шиляєва А.В.
Леухін В.М.
Леухін
22.05.2005
Виконано
Журнал реєстрації вихідних документів
Індекс та дата документа
Адресат
(кому)
Короткий зміст (заголовок)
Виконавець
Відмітка про виконанні
1152
Прокуратура Автозаводського РУВС
Відмовний матеріал КУС 2276/7618
від 21.04.2005
Баєв А.О.
Виконано
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Індекс та дата документа
Хто підписав
Короткий зміст документа
Виконавець (Кому доручений документ)
Підпис виконавця
Підпис автора документа
Відмітка про виконанні
1305
17.05.2005
Самойлова Н.М.
Доручення по кримінальній справі № 112654
Альохін А.В.
Альохін
Самойлова
Виконано
5.3 Контроль за виконанням документів
У 2-му відділі міліції в обов'язок секретаря також входить контроль за виконанням документа. Тут застосовуються індивідуальні терміни виконання, які фіксуються в резолюції керівника. Термін виконання документа - 10 днів, після надходження його в відділ.
Для ведення контролю в реєстраційному журналі секретар робить відмітку про відповідальне виконавця, який береться з резолюції керівника на документі.
Контрольна картотека НЕ ведеться.
Порядок виконання контролю за виконанням документа:
1. Після проставлення резолюції керівника, документ передається для виконання виконавцю.
2. При цьому виконавець повинен розписатися в журналі, тим самим засвідчуючи, що йому передано документи для виконання.
3. Якщо документ виконаний, тобто в ньому повністю виконані всі поставлені завдання, то виконавець приносить його секретарю ...
