Реферат Значення секретарської служби у 2 відділі міліції

Тема: Отчеты по практике

і зазначає в журналі, що документ виконаний.

4. Якщо виконавець не встигає виконати документ у строк, то про це доповідається керівнику та призначаються нові терміни виконання.

Журнал контролю за виконанням документів

Вхідний номер

Номер кримінальної справи

Прізвище слідчого

Прізвище виконавця

Підпис виконавця в отриманні документа

Підпис слідчого

Відмітка про виконанні

5.4 Номенклатура справ організації

Номенклатура - список справ, що заводяться в організації з зазначенням термінів їх зберігання та проставлення індексу справи.

У моєму закладі існує номенклатура справ, яка складається з документів, що створюються в процесі їх діяльності.

У 2-му відділі розробляється індивідуальна номенклатура справ, тобто конкретно для даної організації.

Розробка індивідуальної номенклатури справ починає проводитися з 20 грудня, узгоджується з архівом, затверджується керівником і з 1 січня нового календарного року вводиться в дію.

Для складання номенклатури справ у 2-му відділі міліції необхідно:

1. Уточнити коло питань, якими буде займатися організація протягом року. Цим займається керівник і секретар.

2. Виявивши коло документів, що підлягають включенню до номенклатури справ, секретар приступає до складання заголовків справ.

Заголовок справи секретар становить з виду документів (заяви, скарги) або вказує рід заводімих справи (листування).

При складанні заголовків секретар використовує такі ознаки, як номінальний, авторський і кореспондентський.

Номінальний ознака вказує на вид документа, підшивається в справу. Наприклад: Пропозиції, заяви і скарги громадян і матеріали їх перевірок.

Авторський ознака - вказується на підставі таких реквізитів, як назва організації або підпису.

Кореспондентський - з реквізиту "адресат" і використовується при складанні заголовків до справ по листуванню.

3. Встановити назви розділів номенклатури справ.

Першим розділом номенклатури справ у 2-му відділі міліції ставиться секретаріат, йому присвоюють індекс "1". p> 4. Розташувати заголовки справ у номенклатурі в певній послідовності з урахуванням ступеня важливості документів.

5. Закріпити розташування всіх розділів і справ у номенклатурі індексацією справ, тобто присвоєнням номера розділах і справах.

6. Оформити і заповнити графи номенклатури справ.

У першій графі проставляється індекс справи, включеного до номенклатури справ.

У другу графу вносяться назви заголовків справ.

У третій графі вказується кількість справ.

У четвертій графі - термін зберігання справи.

У п'ятій графі "Примітки" проставляються відмітки протягом року.

5.4 Номенклатура справ в організації

2 Міський відділ міліції

Номенклатура справ

01.01.2005

Н.Новгород