gn=top>
У рамках поточного контролю відслідковуються:
належне виконання заявки;
прийом і аналіз претензій підрозділи, який представив заявку;
при необхідності подання сервісної організації претензій.
При виявленні порушень у виконанні заявки УІТ інформує підрозділ, що представило заявку про вжиті заходи.
Порядок надання доступу до інформаційних ресурсів і Internet
В
6. Опис зовнішнього і внутрішнього документообігу
6.1 Організація безпаперового документообігу
На підприємстві організований безпаперовий документообіг.
Всі операції діловодства за документами ВАТ В«АНХКВ» здійснюються на засадах безпаперового документообігу з використанням електронної пошти, для чого використовуються особисті адреси користувачів, офіційні адреси, спеціальні адреси. Винятки становлять документи, паперовий носій яких передбачений правовими актами.
Передача повідомлень між співробітниками ВАТ В«АНХКВ» здійснюється, минаючи Відділ документаційного забезпечення управління (ОДОУ) безпосередньо (якщо інше не обумовлено нормативними документами). При виникненні збоїв у роботі системи Електронної пошти передача кореспонденції між підрозділами здійснюється на паперовому носії.
Використання особистих адрес. Будь-яке повідомлення, відправлене з особистого адреси співробітника, що не має повноважень підписувати документи відповідно до розпорядчими та нормативно-методичними документами ВАТ В«АНХКВ», можуть бути видалені без прочитання, якщо одержувач не зацікавлений у їх прочитанні.
Особистий адресу керівника структурного підрозділу має статус офіційної для узгодження певних видів документів (Розпорядчі документи, договори)
Використання офіційних адрес. Будь офіційний документ, відправлений з офіційної адреси, повинен бути підтверджений підписом посадової особи, яка має право підпису даного виду документа.
Використання спеціальних адрес. Будь-який документ у повідомленні, відправленому з спеціального адреси, вважається підписаним особистої підписом співробітника, призначеного відповідальним за виконання операцій, відповідної спеціальною адресою (у тій частині, яка не торкається документи, розміщені в цьому повідомленні в ході попередніх пересилань з інших офіційних адрес).
Передачею електронного документа між підрозділами та керівниками ВАТ В«АНХКВ» вважається його пересилання. Виключається використання особистих адрес співробітників, які не мають повноважень підписувати чи погоджувати цей документ (якщо розпорядчим або нормативно-методичним документом ВАТ В«АНХКВ» не встановлено використання особистого адреси співробітника, призначеного виконавцем документа, керівником робочої групи, директором проекту та т.п.)
Поштові скриньки з офіційними і спеціальними адресами (ресурси електронної пошти) відкриваються на підставі заявок.
Одному і тому ж користувачеві надано право використовувати кілька адрес на робочому місці (особистий, офіційний, спеціальний).
Співробітники, відповідальні за отримання повідомлень спрямовуються на офіційний або спеціальний адресу, зобов'язані забезпечити прочитання повідомлень, що надійшли протягом 2-х робочих годин після їх отримання.
Відповідальність за правильне використання ними офіційного або спеціального адреси несе керівник, який надав це право.
6.2 Вимоги щодо формування файлів документів при обмін інформацією і їх передачі електронною поштою
Файли документації (Додаток), що передаються засобами електронної пошти повинні мати наступний формат:
Для файлів текстових створених у редакторі MS Word необхідно зберігати документи у форматі. doc;
Для файлів інших типів MS Office 97/2000/XP;
IMAGING (розширення TIF) - при обміні графічними образами документів. Даний формат використовується тільки при об'єктивній неможливості пересилання документів у текстовому форматі.
Допускається використання наступних шрифтів: Times New Roman, Arial, Courier New. Всі документи виконуються у зручному для читання з екрану вигляді.
7. Описати процедуру контролю міститься в документах інформації
При надходженні документа в досліджуване підрозділ, він проходить контроль. Запити користувачів на зміну, придбання та встановлення необхідного
ПО спрямовуються на офіційну поштову скриньку УІТ.
Технік ПІО УІТ щодня приймає і реєструє запити користувачів.
Інженером ПІО УІТ проводиться первинна перевірка і виявлення серед запитів неясних, нелогічних, непрактичних або непотрібних. Такі запити відхиляються з поясненням причини.
Назва документа
Етап контролю
Вид (або мету) контролю
Час контролю
Обсяг разової інформації для ...
