огодні реєстраційні форми (картки, журнали) нерідко створюються для кожної організації заново і істотно розрізняються у окремих розробників. У той же час існує фіксований набір відомостей (реквізитів), що заносяться в реєстраційну форму, закріплений в Інструкції № 4. З реєстрацією найтіснішим чином пов'язані такі етапи роботи з документами, як контроль виконання інформаційно-довідкові операції. Контроль за виконанням документів найлегше піддається автоматизації. Інформаційно-довідкова робота - це, по суті, головна функція документаційного забезпечення управління, але сьогодні під організаціях вона налагоджена досить слабко. Впровадження автоматизованої системи реєстрації дозволяє моментально дізнатися, у кого, де і на якій стадії роботи знаходиться документ. p align="justify"> Один з найважливіших показників, що вносяться до реєстраційної картки після виконання документа, - номер справи, в яке поміщається документ після завершення роботи з ним, тому проведення автоматизації діловодства організації потребує впорядкування поточного зберігання документів, а саме розробки номенклатури справ організації, в якій закріплюється не тільки місце зберігання документа після завершення його виконання, а й терміни зберігання всіх документів, що становлять документаційний комплекс організації.
Ще одне завдання, яке вирішується системами автоматизації, - впорядкування зберігання документів в електронній формі. І хоча на ринку присутній ряд рішень типу В«електронний архівВ», поки ще немає систем, які відповідали б чинним архівним правилам, забезпечували облік і складання описів відповідно до Основних правил роботи архівів центральних та місцевих органів державної влади і управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь, затвердженими рішенням Колегії Державного комітету з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 30.04.1997 р. № 5.
При створенні автоматизованої системи паралельно повинні вирішуватися питання забезпечення збереженості документів на електронних носіях та передачі їх на зберігання.
Таким чином, в даний час автоматизація процесів діловодства ставить завдання удосконалення процесу управління в цілому, в тому числі уточнення завдань і функцій кожного структурного підрозділу, визначення функцій, виконуваних окремими працівниками, делегування повноважень на вирішення окремих питань і підписання документів. Впровадження нових інформаційних технологій в практику роботи служб документаційного забезпечення управління потребує впорядкування насамперед самого процесу діловодства та створення єдиної корпоративної системи документаційного забезпечення управління для організації в цілому. Для цього необхідні спільні зусилля фахівців у сфері інформаційних технологій, професіоналів-документознавців, фахівців служб діловодства, які володіють технологічними процесами управління. p align="justify"> автоматизація управлінський інформаційний документаційний ...
