нтами - по суті, побудови єдиної корпоративної системи діловодства, а не впорядкування окремих ділянок роботи з документами. Слід пам'ятати, що тільки комплексна раціоналізація діловодства, яка поширюється на всі підрозділи організації, призводить до помітного результату. p align="justify"> В даний час при комплексній автоматизації діловодства вирішуються багато в чому ті ж завдання, що і при проведенні робіт з організаційного проектування. Успіх автоматизації діловодства багато в чому залежить від старанності підготовки технічного завдання, в розробці якого важлива роль має належати службі діловодства або працівникові, відповідальному за діловодство, тобто майбутнім основним користувачам системи.
На жаль, служби делопроизводств рідко бувають укомплектовані співробітниками, які мають спеціальний діловодне освіта, які, у свою чергу, далеко не завжди можуть грамотно сформулювати вимоги до майбутньої автоматизованій системі діловодства. Та й фірми - розробники автоматизованих продуктів також рідко мають у своєму штаті фахівців-документознавців, які вміють швидко провести попереднє (оргпроектное) обстеження і допомогти сформулювати завдання для програмістів. p align="justify"> Сучасні інформаційні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: створення, оформлення, реєстрацію, візування, рух документів всередині організації, контроль виконання, інформаційно-довідкову роботу, прийом-передачу документів і навіть створення повнотекстового електронного архіву . Однак багато розробників автоматизованих систем, що позиціонують себе в якості постачальників рішень для комплексної автоматизації діловодства, насправді автоматизують тільки окремі діловодні операції, найчастіше реєстрацію, контроль виконання, а останнім часом - і організацію руху документів. p align="justify"> При впровадженні комплексної системи на першому етапі спільно зі службою діловодства організації повинна проводитися велика підготовча робота. Дуже часто даному етапу створення документів н приділяється належної уваги. Для того щоб повністю задіяти можливості автоматизації, необхідно провести роботу з виявлення типових управлінських ситуацій, розробці шаблонів документів, що закріплюють ці управлінські ситуації (так звані В«трафаретні текстиВ»), скласти набір стандартних фраз і виразів, передбачити взаємодію з законодавчо-правовими базами, виконання інформаційних запитів за документами організації і т.д.
На стадії узгодження і підписання документів дуже важливо мати розроблений в організації табель форм документів, в якому прописано, хто документ становить, з ким його слід узгодити, хто повинен ставити підпис, куди документ передається, де зберігається, з якою періодичністю створюється. За наявності табеля форм дуже легко потім будувати схеми руху документів і настроювати системи маршрутизації. p align="justify"> Не меншою попереднього опрацювання вимагає автоматизація процесу реєстрації документів. Сь...
