чай великі обсяги), обладнує її, бере на себе ряд організаційних моментів.
У Росії діє кілька таких компаній-консолідаторів: у Москві - ВАТ «Московське виставкове-конгрессное агентство», МКБ, ITE International; в Санкт-Петербурзі - ЗАТ «Санкт-Петербург« Експрес »» і ряд інших.
Строки бронювання площ за різними виставкам варіюються, але якщо це можливо, найкраще замовляти площа для участі в наступній виставці відразу після закінчення форуму, тобто за рік вперед.
Розробляється «Activity Plan» (план дій), де вказуються всі основні деталі щодо майбутньої виставки: детально розписуються мети участі у виставці, місце, терміни і час її проведення, відповідальні особи за оформлення стенду, за організацію і ув'язку всіх дрібниць (конкретно - хто / що), за доставку матеріалів на стенд. Також дається коротка інформація про інших фірмах-учасниках (доларах / конкурентах), специфіці виставки та характері її проведення. На закінчення вказується мінімум паперів, що вимагають узгодження та підготовки, без яких вся робота буде безглуздою: запрошення, квитки, документи на машини, прес-релізи, рекламні проспекти, листівки, візитні картки.
В якості одного з додатків до Activity Plan додається докладний список речей і предметів, які необхідно взяти на виставку. Наявність даного документа різко впорядковує зберігання та облік речей, гарантує своєчасне поповнення" стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їх пошук, визначає відсутні предмети.
Іншим важливим документом є анкета для обліку (опитування) відвідувачів стенда. Для накопичення достовірної статистичної інформації керівництво компанії має визначити перелік питань, що цікавлять і порядок їх проходження.
До допоміжних документів належить також особливе запрошення. Воно розсилається безпосередньо (на фірми / особисто by direct mail) і є універсальним методом залучення можливих клієнтів. Зазвичай до листа додається запрошення. Таким листом турфірма-учасник запрошує людей, зайнятих у цій галузі на виставковий стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим нею видом турпродукту.
Одна з проблем - доставка та розміщення експозиційних матеріалів на стенді. Ви повинні заздалегідь вказати, що, коли і куди збираєтеся ввозити. Для доставки усіх необхідних виставкових матеріалів, обладнання на стенд складається лист-заявка з проханням про видачу перепусток на автомашини та дозволи на провезення / вивезення вантажу. Цей лист повинен бути адресований фірмі-організатору (на ім'я директора) і містити докладний список предметів, що ввозяться.
Уточніть також заздалегідь, протягом якого терміну ДО і ПІСЛЯ виставки вам можна ввозити / вивозити вантаж. Це дозволить уникнути непорозумінь і гарантує чіткий графік дій.
Інша сторона питання - монтаж і розташування експонатів на стенді. Заздалегідь продумайте експозицію, виходячи з розмірів стенда. Чи правильно висвітлені фризи і плакати? Чи добре видно зразки і слайди? Чи надійно закріплені щити? Приваблива чи напис і колірна гамма в цілому?
Після рішення цих питань стає можливою розробка остаточного кошторису участі фірми у виставці. У середньому витрати великих фірм на участь у виставкових заходах складають 15-30% усіх коштів, що витрачаються на маркетингові комунікації. <...
