p>
- відбір та підготовка персоналу (комерційного, обслуговуючого, стендистів, перекладачів);
- розробка планів комерційної роботи, реклами та протокольних заходів;
- вибір можливого посередника (агента), який надає послуги у забезпеченні участі у виставці;
- визначення розмірів необхідних виставкових площ і обсягу різних матеріальних і фінансових ресурсів;
- підбір та виготовлення рекламних та інформаційних матеріалів (інформаційних листків, плакатів, буклетів, проспектів, сувенірів, прайс-листів);
- розробка тематичного плану експозиції (виставкового стенду);
- укладання договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду, а також замовлення на необхідне обладнання та послуги.
За певний фіксований термін, не пізніше, ніж за місяць до початку виставки, заповнюється і надсилається на адресу оргкомітету заявка на участь у виставці. У ній вказуються всі реквізити фірми: країна, адреса / телефон, номер розрахункового рахунку. Суть заявки - попередня реєстрація бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки та правилами її проведення. Це свого роду договір між сторонами. Після отримання заявки у відповідь надсилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділенні необхідної кількості місця за умови оплати. Оплата участі повинна бути здійснена протягом 5-10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг.
Для отримання додаткових послуг фірма вибирає те, що вважає за необхідне, і вказує кількість. Так, найбільш поширеними додатковими послугами є: робоче місце, акредитація, публікація в каталозі, виготовлення вивіски і фірмовою реклами, тиражування візиток, проспектів, послуги перекладачів та допоміжного персоналу. Безумовно, багато фірм вважають за краще виготовляти свої експозиційні матеріали у спеціалізованих агентств і лише привозять їх на виставку.
Як правило, в заявках (форма може бути різна) обговорюються такі основні моменти:
· надання оренди виставкової площі (відкритої або закритої);
· оренда і монтаж виставкового обладнання (стенд виставкового модуля відповідно до плану виставкового стенду);
· установка розеток, додаткових світильників;
· оренда і установка подіумів під експонати;
· надання додаткових послуг чи обладнання, вішалок, шаф, холодильника, телефону, столів, стільців, етажерок тощо;
· напис на фризі (назва фірми над експозицією).
На сьогоднішній день не існує законодавства, що регламентує тарифи на ті чи інші види послуг виставкового бізнесу. Вони встановлюються фірмою-організатором виставки за своїм розсудом (можуть сильно коливатися від виставки до виставки). З сплаченої вами суми стягується ПДВ і спецналог, а також страховий внесок.
Слід мати на увазі, що бронювання площ для участі в будь-якій виставці необхідно здійснювати заздалегідь. При цьому є можливість самостійно бронювати необхідні площі в адміністрації виставки або через фірму-консолидатора. Консолідатор - це добре відома організаторам виставки компанія, яка постійно набуває виставкову площу (зазви...
