рації на контроль;
після закінчення діловодного року можна отримати вибірку у вигляді «Акту про виділення документів до знищення», терміни зберігання яких минули.
Широке поширення набула СУБД Microsoft Access, унікальна як за своїми можливостями, так і за охопленням користувачів самої різної кваліфікації. Вона проста і зручна в експлуатації, дозволяє вести найскладніші бази даних з великим числом показників і складати невеликі офісні додатки до документів.
Для того щоб більш ефективно використовувати декілька ЕОМ, що виконують обробку однотипної документації, створюються локальні обчислювальні мережі (ЛОМ). Організація ЛВС дозволяє використовувати загальні ресурси ПЕОМ, що передаються до складу ЛВС: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т.д.).
З урахуванням специфіки діяльності працівників ДОУ створюються унікальні автоматизовані робочі місця (АРМ). АРМ являє собою місце користувача-фахівця, обладнане засобами, необхідними для автоматизації виконуваних ним функцій. АРМ в основному орієнтовано на користувача, який не має спеціальної професійної підготовки з використання електронної техніки.
Справою близького майбутнього стане, мабуть, поява операційних систем і прикладних програм, орієнтованих на «суспільний» інтерфейс - social interface, максимально доступний для будь-якого користувача і пропонує очевидний шлях для виконання робіт.
Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти.
Незважаючи на бурхливий розвиток електронних документів, фахівці вважають, що ряд організаційних і технічних труднощів не дозволить їм в осяжному майбутньому повністю замінити і виключити з обігу традиційні документи. Але електронні повідомлення є найбільш оперативним, зручним і надійним засобом документаційного забезпечення управління.
ВИСНОВОК
У висновку цієї роботи хотілося б відзначити наступне. З плином часу вимоги до автоматизації ділових процесів зростають. І якщо колись ставилося завдання автоматизації окремих ділянок роботи підрозділів, що призвело до наявності великої кількості розрізнених програмних продуктів, то тепер основне питання - організація комплексної системи оперативного управління. Саме цей підхід дозволяє найбільш ефективно вирішити завдання автоматизації.
Документи - це основні інформаційні ресурси будь-якої організації, робота з ними вимагає правильної постановки. Документи забезпечують інформаційну підтримку прийняття управлінських рішень на всіх рівнях і супроводжують всі бізнес-процеси. Документообіг - це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльність організації і що дозволяє оперативно їй управляти. Гори макулатури, тривалий пошук потрібного документа, втрати, дублікати, затримки з відправленням і отриманням, помилки персоналу складають далеко не повний перелік проблем, що виникають при неефективному побудові документообігу. Все це може сильно загальмувати, а у виняткових випадках - повністю паралізувати роботу організації.
Окремо слід виділити проблеми організацій, що мають територіально віддалені підрозділи. Організувати наскрізний документообіг, а значить і централізоване оперативне управління, в подібному випадку вкрай...
