у, представлених на ринку програмних продуктів мають істотні недоліки.
Одним з найбільш поширених і доступних редакторів тексту є Word XP (WinWord).
У програмі WinWord закладено багато можливостей для полегшення такої рутинної і трудомісткою частини діловодства, як документування. Текстовий процесор WinWord виконує всі функції текстового редактора і пропонує додаткові можливості для складання документів створення шаблонів документів і файлу даних, використання команди AutoText, форматування документів за допомогою стилів; звернення до зразків документів («експертам»), включеним в програму WinWord, використання словника синонімів і т.д.
Службові листи та інші часто використовувані документи WinWord пропонує створювати як об'єднані документи.
У програмний пакет WinWord включено безліч зразків готових документів. Такі зразки називаються «експертами» «Експерт» дозволяє автоматично створювати конкретний документ. У списку зразків можна вибрати «експерти»: листи, факсу, резюме, порядку денного, доповідної записки і т.д. За допомогою діалогового вікна «експертів» (Wizard) можна вибрати цікавить варіант документа, відредагувати його, заповнити змінювані реквізити індекс (№) документа; дата; підпис; адресат; прізвище та телефон виконавця і т.д.
Створені в текстових редакторах (процесорах) документи запам'ятовуються і зберігаються у файлах, в дискової пам'яті ЕОМ.
Щоб полегшити пошук потрібних файлів і згрупувати їх відповідно до певною класифікацією, в файлової системі передбачена структура тек (каталогів).
У практиці діловодства залежно від обсягу документів і ступеня підготовки користувачів ЕОМ застосовуються різні прикладні програми з організації роботи з документами.
При великому документообіг в пам'яті ЕОМ може накопичуватися значна кількість документів і відомостей про них. Користувачеві (секретарю-референту) складно орієнтуватися в розрослася дереві тек (каталогів) і файлів. ЕОМ успішно справляється з великою кількістю однотипних даних за допомогою систем управління базами даних (СКБД). Існує велика кількість готових програм у середовищі СУБД, за допомогою яких можна організувати роботу з документами: їх облік, реєстрацію контроль виконання, зберігання, пошук, редагування, знищення, виконання необхідних розрахунків і виведення даних на екран у вигляді звітів, довідок, таблиць.
СУБД дозволяє відносно просто створювати самостійно бази даних (БД) з різними структурами, зручними для роботи з документами, вносити до них необхідні зміни і доповнення. СУБД дозволяє зберігати дані в одному або більше файлах. Вони можуть бути пов'язані між собою або незалежні один від одного. Дані в БД зберігаються в матричної (табличній) формі.
При роботі з великим масивом документів БД мають незаперечні переваги: ??
при внесенні відомостей про документ у БД (при їх реєстрації) формується єдина довідкова система по документах підприємства;
БД дозволяє впорядкувати документи або знайти один або групу документів за різними ознаками (ключам): даті, авторові чи виконавцеві, предмету або питанню, номеру справи, назвою виду документа;
щодня можна робити вибірку документів із заданим терміном виконання, поставлених при реєст...
