документи підписуються, один примірник передається клієнту другий в бухгалтерію.
Рис. 6. Процес «Контроль надходження платежів»
Основний бізнес-процес відділу продажів можна умовно розділити на кілька завдань (робіт) про виконання яких, повинні надаватися звіти або детальна інформація, як представлено на малюнку 7.
Рис. 7. Складання звітів
Перший етап це збір заявок, інформація тут надходить з книги замовлень, а результатом є список товарів для замовлення. Наступне завдання - сформувати замовлення, в яку інформація надходить з попередньої роботи у вигляді списку товарів для замовлення, а так само інформація про товар і рахунки від постачальників. замовлення накладна фактура підрозділ
Результатом роботи є інформаційні потоки: замовлення постачальникам і рахунки на оплату. Наступне завдання це візування рахунки від постачальника. Рахунок на оплату передається в адміністрацію на підпис, а підписаний рахунок у свою чергу повертається з адміністрації у відділ постачання для подальшої роботи.
Наступне завдання оплата рахунку постачальника. Підписані рахунку на оплату передаються в бухгалтерію для оплати, а з бухгалтерії передається інформація про сплачені рахунках, крім того постачальникам передається підтвердження про відвантаження сплаченого рахунку. Далі завдання - оплата доставки. У відділ постачання з транспортної компанії надходить інформація про доставку і рахунок на оплату доставки. Рахунок передається в бухгалтерію для оплати, а з бухгалтерії в свою чергу надходить інформація про оплату доставки. Далі завдання отримати товар. Транспортна компанія повідомляє, що вантаж доступний і його можна забрати, з вантажем передаються документи від постачальника.
І останній етап - це приходование товару. На підставі документів від постачальника, в базу даних вводиться інформація про поставленому товарі, результатом цього є прибуткові документи, а до бухгалтерії передаються документи від постачальника.
Користуючись реєстром заявок та реквізитами ТМЦ (малюнок 8), менеджер вносить дані для складання рахунок-фактури, тим самим, формуючи базу заявок. Ця інформація потрібна також для розрахунку графіка. Цей графік передається клієнту і, також зберігається в список графіків платежів, для подальшого контролю їх надходження для відстеження яких також використовуються реквізити, як показано на малюнку 9.
Рис. 8. Реквізити товару.
Рис. 9. Реквізити рахунку.
Першою роботою є прийом замовлення, другий перевірка наявності товару в базі даних (малюнок 10). Далі в залежності від результату виконується одна або дві роботи це запис заявки і виписка рахунку. Запис заявки в будь-якому випадку рано чи пізно переходить у виписку рахунку. Далі в залежності від виду оплати, яка-небудь одна з двох робіт запускається це чи перевірка оплати, або отримання оплати. Якщо запускається перевірка оплати, то запускається одна з робіт це резервування або оформлення документів. Якщо запускається резервування товару, то рано чи пізно за нею запускається оформлення документів. Якщо ж запускається робота - отримати оплату, то запускається оформлення документів. Оформлення документів переходить у видачу товару.
