Однак у добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі прихоплюють, в разі крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас пригнічує свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу. Єдина можливість впоратися з потоком завдань, ділових зустрічей, домовленостей - це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей і виконання дійсно важливих справ. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожен день, годину і хвилину. У першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет номер1.
. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето)
Вільфредо Парето в XIX в. виявив, що лише невелика частина результату якої діяльності являє собою дійсну цінність. Так, наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації. Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних в комп'ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна складність полягає в тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. У даному випадку мале вирішальним чином визначає багато чого!
. Повною мірою використовуйте делегування як оплачувану послугу
Жоден ділова людина, що дорожить своїм часом, не повинен робити все сам. Ті завдання, виконання яких могли б взяти на себе інші, неодмінно повинні виконувати саме вони. Тому, у кого зовсім немає підлеглих або співробітники не володіють достатньою кваліфікацією, слід набрати підлеглих з відповідною підготовкою або подбати про навчання вже наявного персоналу. Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, вигідніше і дешевше всього тривалий час користуватися платними послугами поза своєї фірми, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм і організацій, що надають різні послуги.
. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика нарізування салямі)
Ще Альберт Ейнштейн підмітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво «ухилятися» від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх" у довгий ящик. Навіть сильно зголоднівши, людина не в змозі з'їсти відразу цілого бика, він може щодня з'їдати приблизно два біфштекси. Цілі і проекти також слід ділити на невеликі порції і виконувати їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання залишається зробити.
. Встановлюйте для самого себе терміни виконання справ категорії А (ЦДФ)
Наприклад на початку місяця, в робочому календарі зарезервувати певні часові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради. Коли ви станете надалі заносити в календар строки нових переговорів, нарад і т.п., то мимоволі «спіткнетеся» про свою колишню запис і будете змушені перенести намечаемое захід на інший термі...
