ігання в цілому. За допомогою порядкових номерів закріплюється місце кожної одиниці зберігання у складі опису, а в підсумковій записи відбивається загальна кількість одиниць зберігання в опису.
Порядковий номер одиниці зберігання є обов'язковим структурним елементом описової статті опису.
Приклад оформлення порядкового номера і кількості аркушів з Державного архіву Орловської області, фонду № Р - 1, опис № 1 справ постійного зберігання за 1917-1928 роки:
Таблиця 1
№ п/пДело виробничий індексЗаголовок делаКрайніе датиКолічество лістовПрім.5Прікази губвоенкома, відозву звенигородці про готовність захищати Радянську власть.14.12.1917 12.09.1918833ОЦ10Протоколи засідань губісполкома.Сент. 1 917 Лист. 191714ОЦ11Протоколи засідань губісполкома.29.10.1917 02.12.191718ОЦ12Протоколи засідань губісполкома.02.12.1917 30.12.1917518Статістіческій огляд Орловської губернії за 1917 год.1917 р +1918 г.118ОЦ36Телеграмма ВЦВК, РНК і НКВД.27.11.1918 07.03.19194753Прікази губвоенкомата.19.06.1918 12.09.1918896050Схеми організації Радянської влади в губерніі.01.04.1918 15.08.191841ОЦ853аПротоколи засідань губісполкома.01.11.1918 30.12.1918261287аПротоколи засідань Дмитровського уїсполкома. Копіі07.02.1918 17.05.191940ОЦ209Ведомості на видачу заробітної плати службовцям готелю «Росія» .29.01.1918 04.09.19181823317Прікази по горміліціі07.12.1919 17.09.1920592562/1Протоколи засідань президії губвиконкому. Копіі01.12.1919 31.12.191952ОЦ70816Обязательние постанови та накази Єлецького уїсполкома. Копіі14.03.1924 08.12.19249582181Протокол № 81 засідання президії губвиконкому та матеріали до нему.19.09.1924 31.10.192411588811Протоколи засідань президії і пленуму Дмитровського уісполкома.20.01.1924 08.01.1925223109561Протоколи засідань президії губвиконкому та матеріали до нему.23.12.1925 18.01.19268711489Протоколи засідань пленуму Болховского уїсполкома. Копіі02.01.1925 04.01.1925334
Приклад оформлення порядкового номера і кількості аркушів з ВАТ «Гамма», опис № 1 справ постійного зберігання за 2003-2004 роки:
Таблиця 2
№ п/пДелопроізводственний індексЗаголовок делаКрайніе датиКолічество лістовПрім.2003 годРуководство1343Протокол загальних зборів акціонерів від 23.05.2000, документи до нему541344Протоколи засідань Ради директорів і Правління акціонерного общества26.05.2003 14.05.2004321345Протоколи нарад у генерального діректора17.03.2003 15.12. 2003441346Прікази по основній деятельності09.01.2003 30.12.30031621347Распоряженія по основній деятельності09.01.2003 30.12.2003162Отдел вдосконалення організації нормування і оплати труда1349Штатное розклад на 2003 рік, документи до нему1341350Статістіческіе відомості про чисельності, заробітної плати і рух працівників (ф. П - 4, 1-т , умови праці) за 2003 год14Отдел технічної організації проізводства1351Баланс виробничої потужності за 2003-2004 г.2Служба охорони труда1353Статістіческіе відомості про травматизм на виробництві та професійні захворювання (ф. № 7-травматизм) за 2003-2004 годи3Профком1355Протоколи засідань профкома28.03.2003 26.12.20031201356Смета і звіти по профбюджета за 2003 год902004 годРуководство1357Протокол загальних зборів акціонерів від 23.05.2000, документи до нему461358Протоколи засідань Ради директорів і Правління акціонерного общества26.05.2004 14.05.2005381359Протоколи нарад у генерального діректора16.01.2004 07.12.2004731360Прікази по основній деятельності05.01.2004 28.12.20041351361Распоряженія по основній деятельності08.01.2004 29.12.2004251Отдел поточного планування і цен1362Статістіческіе відомості про виробництво і відвантаження товарів і послуг за видами економічної діяльності (ф. № П - 1) за 2004 год41Отдел вдосконалення організації нормування і оплати труда1363Штатное розклад на 2004 рік, документи до нему85Отдел технічної організації проізводства1365Статістіческіе відомості про використання об'єктів промислової власності, про інноваційну діяльність (ф. № 4-інновація, 1-технологія) за 2004 год7Профком1367Протоколи засідань профком?? 15.01.2004 28.12.2004351368Смета і звіти по профбюджета за 2004 год177
Приклад оформлення порядкового номера і кількості аркушів представлені в Додатках 6,7,8. Порядкові номери в даних додатках присвоюються в порядку валової нумерації.
За допомогою такого елемента як порядковий номер можна легко і швидко знайти необхідну інформацію, а саме потрібний документ або справу.
При обліку описаних і неописаних документів (розсипи) може бути зазначено кількість справ, документів або листів. При обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання.
Номер кожної опису привласнюється по листу фундації. Якщо матеріали якої-небудь опису вибувають з архіву, то її номер іншої описи не присвоюється.
