y"> Також обліковий функцію виконує підсумковий запис. Підсумковий запис опису закріплює кількість значаться в ній одиниць зберігання, реєструє всі особливості обліку (пропущені номери, літерні номери), відображає всі зміни в їх кількості, вироблені на основі відповідних актів.
Підсумкова запис складається до кожного опису на всіх її примірниках і поміщається в кінці опису за останньою описовою статтею. Якщо опис складається з декількох томів, підсумковий запис складається до кожного тому. У кожному наступному томі дається також підсумковий запис, що враховує дані підсумкових записів всіх попередніх томів. У підсумковій запису вказується кількість справ даній опису (цифрами і прописом в круглих дужках), перший і останній номери справ опису. Підсумковий запис підписується укладачем опису з зазначенням його посади, завідувачем архівосховища або зберігачем фондів. У підсумковій запису вказується також дата складання опису.
Приклад підсумкової запису з Державного архіву Орловської області, фонду № 41, опис № 1 за 1769-1839 роки:
Разом в опису значиться 1343 (одна тисячу триста сорок три) справи з № 1 по № 1341, у тому числі:
літерних: 2 справи - № 1245а, № 1175а.
Приклад підсумкової запису з Державного архіву Орловської області, фонду № 41, опис № 1 за 1779-1862 роки:
У дану опис внесено тисяча сто сорок-дев'ять/тисяча сто сорок-дев'ять/одиниць зберігання.
Приклад підсумкової записи з ВАТ «Гамма», опис №1 справ постійного зберігання за 2003-2004 роки:
У даний розділ опису внесено 26 (двадцять шість) од. хр., з № 1343 по № 1 368.
Приклади підсумкового запису наведені в Додатках 6,7,8.
Після кожного надходження або вибуття одиниць зберігання складається нова підсумкова запис, в якому зазначаються підстави внесених змін.
Додаткові надходження в залежності від їх кількості можуть бути внесені: в кінець складеної опису, у відповідний річний розділ опису під літерними номерами чи в нову опис.
Таким чином, архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фундації).
3. Архівний опис як внутріфондовий довідник за складом та змістом одиниць зберігання
У рамках даної глави буде зроблена спроба більш детально вивчити інформаційну функцію архівного опису. Виконує цю функцію такий елемент описової статті опису як заголовок справи. Він розкриває склад і зміст документів кожної справи.
Основним елементом опису одиниці зберігання є заголовок одиниці зберігання. При всьому розмаїтті видів і різновидів документів склад елементів заголовків одиниць зберігання повинен бути регламентований і уніфікований, опис документів має бути суворо впорядкованим.
Так, заголовок одиниці зберігання управлінської документації повинен включати найменування виду одиниці зберігання або виду (різновиду) документів; назва установи, посада та/або прізвище та ініціали особи, яким складено документи (автор); якщо автор невідомий, допустимо зауваження: автор не встановлений; назва установи, посада та/або прізвище та ініціали особи, якій адресовані або від якого отримані документи (адресат, кореспондент); питання або предмет, подія, факт, ім'я, до яких відноситься зміст документів одиниці зберігання; місцезнаходження автора, адресата або кореспондента документів; дати документів одиниці зберігання і зазначених у них подій.
Вид одиниці зберігання (справа, листування, документи, альбом, журнал, реєстр, книга) або вид (різновид) документів (протоколи, накази, постанови, доповіді, звіти, акти, листи, записники спогади , стаття, роман, опера та ін.), що характеризують склад одиниці зберігання, вказуються на початку заголовка.
Якщо одиниця зберігання складається з різних за видом документів пов'язаних єдністю змісту і послідовністю діловодства по одному конкретному питанню (справі), при складанні заголовка вживається поняття «справу». Наприклад:
Справа про вексельну претензії на титульного радника В. Сухотина. 1791.
Найчастіше це поняття застосовується при описі слідчих, судових, особистих справ, а також справ, у яких об'єднані документи декількох видів (протокольно-розпорядча, довідково-інформаційна планово-фінансова та ін. документація), що відображають діяльність установи. Наприклад:
Справа за позовом Макарової Л. І. до Макарову Г.Є. про стягнення аліментів
Особиста справа. Цвіркунів Іван Петрович.
Справа за указом Орловського наместни...
