переходу документообігу підприємства на високий технологічний рівень, з використанням сучасних комп'ютерних засобів.
Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, так і в рамках територіально-розподіленої організації зі складною схемою інформаційних потоків.
2.2Работа з вхідною та вихідною документацією в ЗАТ «Bona Fide»
У даній організації офіс-менеджер веде спільне документаційне обслуговування, тобто: здійснює реєстрацію всіх документів, що в підсумку дає централізовану реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції та організаційно-розпорядчих документів, а також контролює терміни виконання документів і зняття з контролю, організовує роботу з формування і зберігання справ, ведення номенклатури справ, як в паперовому вигляді, так і в електронному. У своїй роботі, він користується тільки автоматизованою системою, що значно спрощує його роботу, допомагаючи раціонально використовувати свою працю.
Робота з вхідною (зовнішньої) документацією:
· отримання документа;
· експедиційна обробка;
· розгляд документа;
· реєстрація;
· передача адресатові (конкретний підрозділ);
· розгляд керівником підрозділу;
· призначення і передача виконавцю;
· виконання документа;
· контроль за виконанням;
· напрямок документа в справу.
Для роботи з отриманою (яка входить) документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують кілька способів рішення даної задачі в залежності від носія документа. При надходженні документів у друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення і так далі) одним з таких способів можна виділити набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа. Для перетворення графічного образу в текстовий документ використовується технологія розпізнавання тексту.
Найбільш поширеною програмою даного призначення, що забезпечує високу якість і зручність застосування і використовується в нашій організації, є програма FineReader.
Після отримання документа офіс-менеджером він справляє експедиційну обробку, розглядає документ на предмет адресата, реєструє в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ компанії із зазначенням справи з довідника номенклатури. А з документами стандартних типів можуть бути асоційовані набори атрибутів, такі як тип документа, координати відправника і одержувача, дата, короткий зміст, та інші.
Після реєстрації документ надсилається керівнику конкретного підрозділу. С к?? ждим документом може бути асоційований набір завдань з його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця.
Після виконання завдання документ міститься в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер. Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них строків зберігання. Термін зберігання отриманого повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа.
Завдяки системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.
Робота з вихідним (внутрішньої) документацією:
· створення проекту документа;
· перевірка офіс-менеджером;
· узгодження (візування при необхідності);
· підписання керівником документа;
· реєстрація документа;
· напрямок документа в справу.
Першим етапом можна вважати ініціювання проекту вихідного документа, який здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликано необхідністю у відповіді на отриманий документ самим адресатом. Система пі...
