дтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа.
Далі проводиться узгодження даного проекту документа з зацікавленими підрозділами як усередині організації (візування), так і в головній компанії (погодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилання через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених у ньому осіб. Зовнішнє узгодження найчастіше проводиться за підрозділами, що знаходяться в головній компанії. Завдяки «наскрізного» діловодства, узгодження відбувається за допомогою пересилання проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруківки паперової копії.
Після узгодження (візування) документ надсилається керівнику на підпис. Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації. Інтеграція «Євфрат-Документообіг» з електронною поштою дозволяє також відправити документи електронною поштою як до головної організації, так і іншим зовнішнім адресатам.
. 3 Принцип роботи «Євфрат-документообіг» в організації
«ЕВФРАТ-Документообіг» - перше в Росії рішення корпоративного рівня в сфері автоматизації документообігу, що сполучає в собі налагодженість і готовність до впровадження коробкового продукту і гнучкість проектного рішення.
Система ЕВФРАТ дозволяє повністю відтворити і оптимізувати процеси проходження документів і завдань в організації за рахунок гнучкого механізму проектування маршрутів. Система підтримує технологію workflow і надає наступні можливості:
· створення паралельних і послідовних доручень, подпорученій соисполнителям;
· проектування типових маршрутів руху документів.
Система ЕВФРАТ має клієнт - серверну архітектуру. Завдяки «HTTP-серверу» і модулю АРМ «Руководитель» доступ до системи може здійснюватися через Інтернет. Наявність підсистеми обміну документами дозволяє організувати територіально-розподілену роботу. У якості бази даних використовується СУБД власної розробки - НІКА, яка поставляється разом з продуктом. Особливості архітектури системи і приємним механізми дозволяють домогтися ефективної роботи та оптимальної продуктивності системи електронного документообігу.
Архітектура системи ЕВФРАТ
Система «Євфрат-документообіг» забезпечує весь життєвий цикл електронних документів в рамках ключових бізнес-процесів організації:
· Введення і реєстрація документів
Паперові та електронні документи можуть бути автоматично імпортовані в систему. Механізм «розуміння» документів (пошук в електронному документі реквізитів і даних) і технологія Drag amp; Recog (розпізнавання реквізитів з відсканованого документа) забезпечують максимальну автоматизацію введення і реєстрації документів в системі.
· Робота з електронними документами
Застосовувана схема документообігу забезпечує зберігання документів всіх типів в єдиній базі і надає такі можливості, як пакетний введення паперових документів, автоімпорт та підтримка версійності документів, повнотекстовий пошук, створення аналітичних звітів і багато іншого.
· Контроль виконання
Взаємодія співробітників в ході бізнес-процесів підтримується системою узгоджень і доручень, гарантовано підвищувальної виконавську дисципліну. Важливий документ не загубиться в ході узгоджень. Завжди є можливість відстежити, на якій стадії роботи він знаходиться. Час узгодження документів скорочується в рази.
· Оптимізація руху документів (технологія Workflow)
Реальні бізнес-процеси компанії підтримуються за рахунок використання концепцій WorkFlow і BPM. У візуальному редакторі можна створювати жорсткі та гнучкі маршрути будь-якої складності, де блоки схеми та зв'язку представлені в наочній графічній формі. Автоматично виконуються найбільш стандартизовані операції: реєстрація документів, приєднання файлів, запуск документів за типовими маршрутами, створення зв'язків між документами, формування типових документів та підготовка відповідей на запити за шаблонами.
· Розсилка документів
Автоматична розсилка документів за адресами електронної пошти дозволяє позбутися від рутинних процесів, на які витрачається значна частина робочого часу. Ви можете налаштувати повідомлення на всі можливі випадки для різних типів користувачів.
· Зберігання документів
Система дозволяє створити єдиний електронний архів документів практично необмеженого обсягу і ефект...
