ustify"> · отримання та вивід на друк статистичних довідок і звітів, а також реєстраційних карток для забезпечення сумісності з традиційною («паперової») технологією діловодства;
· зберігання електронних образів документів.
Система забезпечує пошук документів у базі по поєднанню реквізитів реєстраційної картки, повнотекстовий пошук реалізований тільки у версії під MSSQL.Сістема функціонує в локальної обчислювальної мережі і розрахована на моно структурну організацію.
2.Вибор автоматизованої системи
В даний час на вітчизняному ринку представлено кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації документаційного забезпечення управління. На сьогоднішній момент можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників:
· Російські системи, в основі яких лежить LotusDomino/Notes: «CompanyMedia» - ІнтерТраст, «OfficeMedia» - Інтертраст, «Бос-Референт» - АйТі, «Попелюшка НТЦ» -ІРМ, «Ексадо Інтерпроком »- ЛАН;
· повністю російські розробки: «1С: Архів» - 1С, «LanDocs» - Ланіт, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЕОС, «ЕВФРАТ-Документообіг» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервісіз.
Для них використовуються різноманітні позначення: система автоматизації документообігу і діловодства, система управління документами, система електронного документообігу.
Для забезпечення повноцінного електронного документообігу необхідні певні промислові технології перетворення паперових документів в електронні (потокове сканування), а також засоби автоматичної реєстрації електронних документів, підготовлених за допомогою текстових редакторів, засоби електронно-цифрового підпису, засоби пересилання документів та інші сервіси, використовувані для роботи з електронними документами, поширюваними з організації та за її межами.
Виходячи з вищесказаного, система автоматизації повинна володіти відкритим інтерфейсом, що забезпечує розширення і видозміни реквізитного складу, управління маршрутизацією і створення нових або модифікації існуючих процедур.
Автоматизована система повинна: ??
· виконувати всі завдання документаційного забезпечення в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів;
· бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог;
· забезпечити повноцінне використання (інтегрування) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізувати принцип однократного введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично;
· допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу;
· бути здатна до розширення за певними компонентам, а саме за кількістю технічних пристроїв і технологій, кількістю документів (обсягу інформації), кількості користувачів;
· вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів.
В даний час різними фірмами розроблено та впроваджено велике число систем автоматизації ДОУ. Ці системи характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно-комунікаційними засобами реалізації.
2.1 Аналіз діяльності організації ЗАТ «Bona Fide»
ЗАТ «Bona Fide» -Волгоград надає юридичні та аудиторські послуги на міському та регіональному рівні. Головна компанія знаходиться в Москві (ЗАТ «Bona Fide» -Москва).
Всередині підприємства виділяються 4 підрозділи: Бухгалтерія, Секретаріат, Юридична та Аудиторський відділи, які в свою чергу взаємодіють з рядом підприємств-клієнтів. Згідно своїми функціями, кожен відділ розробляє відповідні документи, які передає в інші відділи, а також зовнішнім організаціям і підприємствам і, відповідно, головної компанії. Структура підприємства представлена ??в Додатку 1.
Оскільки підприємство має досить складну структуру організації як всередині, виділяючи відділи, так і зовні - будучи філією Московської компанії, то впровадження загальнийкорпоративної системи електронного управління документами відбувалося на базі вже впроваджених систем всередині Волгоградського філії.
Підприємство використовує автоматизовану систему «Євфрат-Документообіг» - це найбільш зручна, проста у впровадженні та застосуванні система, з необхідним набором функцій, які сприяють вдалому...
