е організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи. Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку, називається справою. Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку, називається номенклатурою справ.
В якості функціонального призначення служби ДОУ (виконує її функції посадової особи) ГСДОУ визначає впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами (їх підготовки та обробки), а також подальше вдосконалення форм і методів зазначеної роботи, у тому числі за допомогою більш широкого застосування засобів автоматизації та механізації діловодних процесів. Цей же розділ документа визначає загальний порядок комплектування служби ДОУ працівниками необхідної кваліфікації і чисельності, а також нормування робіт з діловодства (ДОП). Загальні вказівки щодо вимог до організації робочих місць та забезпечення умов праці працівників служби ДОУ містяться в дод. 12 до ГСДОУ.
Нарешті, згідно з даним додатком в якості основних організаційно-розпорядчих документів, що регламентують діяльність служби, слід розглядати положення про службу ДОП та посадові інструкції її працівників.
Всі перераховані питання мають особливе значення для належного функціонування служби ДОУ і будуть відповідним чином висвітлені далі. А зараз зупинимося на передбачених ГСДОУ варіантах організаційної структури, або організації служби ДОУ.
Малюнок 5 - Організація діловодства
До принципів організації документообігу відносяться наступні:
централізація операцій з приймання, первинної обробки та відправлення документів (це означає, що всі документи, що надходять в організацію всіма способами доставки (поштою, факсом, електронною поштою та ін.) і відправляються з організації, обробляються в службі ДОП) [1];
максимальне скорочення числа інстанцій проходження і виключення зворотних рухів документа, не обумовлених ділової необхідністю (поворотним вважається такий рух документа, при якому він надходить в ту інстанцію, в якій вже проходив обробку);
маршрутизація окремих видів документів (розробка схем проходження документів);
однократность реєстрації документів (документи, що надходять в організацію і створювані в організації, реєструються один раз: вхідні - при вступі, внутрішні та вихідні - при створенні; реєстрація документів може здійснюватися в службі ДОП установи або в структурному підрозділі );
організація попереднього розгляду документів (розподіл документів, що надійшли в організацію, на документи, що направляються на резолюцію керівнику, його заступникам і передані на виконання безпосередньо в підрозділи; попередній розгляд проводить фахівець служби ДОУ (секретар-референт або помічник керівника);
винесення конкретних резолюцій, по можливості точно визнаеляющіх виконавця, доручення, термін виконання;
виняток необгрунтованих погоджень, організація паралельного узгодження документів одночасно кількома працівниками (копіювання проекту документа або передача його електронною поштою одночасно всім зацікавленим особам);
зниження рівня підписання документів.
В даний час загальна регламентація діловодства здійснюється на основі наступних актів і документів:
1. Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ);
2. Державний стандарт РФ ГОСТ Р5П41-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення";
. Державний стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (2000 г.);
. Загальноросійський класифікатор управленческойдокументаціі
. (ОКУД) ОК 011-93 (1993 р з ізм .. і доп. 1999-2002 рр.);
. Санітарні норми і правила СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гігієнічні вимоги до персональних ЕОМ та організації роботи» 10;
. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління (1995 г.);
. Кваліфікаціоннийсправочнік посад службовців (1998 р з ізм. І доп. 1999-2002 рр.) 11;
10. Основні правила роботи архівів організацій (2002 г...
