«адресат» змінюється в залежності від адресата і виду складається документа. Так для внутрішніх документів вказується лише назва структурного підрозділу або керівник, якому подається документ. У цьому випадку назва організації або структурного підрозділу входить до назви посади. Наприклад:
Директору бази
Соколової В.Н.
Адресуючи доповідну записку керівнику структурного підрозділу, вкажемо:
Начальнику відділу маркетингу
Феоктистова П.С.
Посада одержувача і його прізвище вказуються тільки в тому випадку, якщо відомо, хто конкретно займається даним питанням. Це підвищує оперативність доведення документа до виконавця. При адресуванні документів особам, які мають звання (військовим або вченим) ці звання вказуються перед прізвищем. Наприклад:
Російський державний
гуманітарний університет
Історико-архівний інститут
Зав. кафедрою
проф. Логунова А.П.
У відповідях на звернення приватних осіб, на скарги та заяви громадян обов'язково вказується поштову адресу. Наприклад:
, Москва, вул. Квіткова д.45, кв. 35
Фіалкової А.В.
Повна поштова адреса вказується упорядником документа у разі його напрямки разовому кореспонденту, що полегшує роботу експедиції установи або секретаря з обробки та відправленні кореспонденції. Наприклад:
Відповідальному редактору журналу «Деньги»
, ГСП, Москва, вул. Полянка, д.8/1
При направленні документа групі однорідних організацій адресат вказується узагальнено. Найчастіше це документи на адресу підвідомчих організацій. Наприклад:
Директорам шкіл
При направленні документа вищестоящим органам влади і управління та постійним кореспондентам поштову адресу не вказується.
Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшою рядку.
На одному документі рекомендується поміщати не більше 4-х адресатів. Якщо їх більше, складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один конкретний адресу. Список на розсилку становить той, хто готував документ. Слово «копія» перед другим, третім і четвертим адресатом непроставляється. Вказівка ??на документі кілька адресатів переслідує мету інформувати кожного одержувача про установи та осіб, яким одночасно спрямований даний документ.
Реквізит розташовується в правому верхньому куті документа (від 4-го положення табулятора).
Складові частини реквізиту «Адресат» друкують на окремих рядках через 2 інтервали.
Якщо складова частина реквізиту не зменшується на рядку, то вона друкується через один інтервал.
Гриф затвердження документа (реквізит 16).
Гриф затвердження - особливий спосіб введення документа в дію. Він проставляється на деяких видах актів, договорів, інструкціях та ін. Документах.
Документи затверджуються керівником організації або видання розпорядчого документа, що має однакову юридичну силу.
При затвердженні документа посадовою особою гриф повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), посади особи (включаючи найменування організації), що затверджує документ, особистого підпису, розшифрування підпису і дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор АТ «Реал»
І.С. Виноградов
. 12.03
Якщо документ затверджується розпорядчим документом (рішенням, наказом, протоколом), то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), найменування який стверджує документа в називному відмінку, його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол загальних зборів
акціонерів
від 15.01.03 №1
Допускається в реквізиті «Гриф затвердження документа» центрувати елементи щодо самої довжини рядка. При затвердженні документа постан?? тичних, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування який стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням загальних зборів
акціонерів від 05.04.2003 № 14
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом ВНИИД...
