АД
від 05.04.2003 № 82
Гриф затвердження документа розташовується в правому верхньому куті документа від 5-го положення табулятора (розшифровка прізвища у грифі оформляється від 6-го положення табулятора). При затвердженні документа кількома посадовими особами грифи розташовуються на одному рівні (від нульового і п'ятого положення табулятора).
Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на певне коло осіб і організацій.
Якщо документ затверджується іншим документом, то вказується найменування який стверджує документа в називному відмінку, його дата і номер.
Резолюція (реквізит 17).
Резолюція - «напис на документі, зроблена посадовою особою, і містить прийняте рішення». Вона закріплює розпорядження керівника щодо питання, відображеного в документі. Від конкретності і чіткості резолюції і правильного вибору виконавця залежить якість виконання завдання і своєчасність виконання. До резолюції пред'являються ті ж вимоги, що і до будь-якого розпорядчого документа: чіткість, конкретність, стислість. Резолюція складається з таких елементів: тексту, підписи, дати. За своїм характером текст резолюції може бути двох видів. Резолюції, що містять вирішення питання або вказівка ??на порядок підготовки питання. У другому випадку текст резолюції повинен містити три частини: кому доручається - прізвище та ініціали виконавця, що доручається - характер і порядок вирішення питання, термін виконання. Наприклад:
Філімонової П.С.
Зв'яжіться з транспортним відділом
і підготуйте графік поставки до 05.08.03
Особистий підпис 28.07.03
Прізвище виконавця в давальному відмінку виноситься на початок тексту, доручення формулюється невизначеною формою дієслова з прямим додатком, дати в резолюції оформляються цифровим способом.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то особа, зазначена першим, є відповідальним за виконання документа і організовує роботу інших співвиконавців, що залучаються за вказівкою керівника до вирішення питання. Ініціали виконавця вказуються після прізвища (як при адресуванні).
У оформлення реквізиту «Резолюція» новим стандартам внесено принципово доповнення - «Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші». На жаль, стандарт не визначає випадки, коли резолюція у вигляді доручення пишеться на окремому аркуші паперу. Ймовірно, це можна рекомендувати, коли на документі немає вільного місця або резолюція виливається в окремий розпорядчий документ.
На документі резолюцію зазвичай розміщують між реквізитом «Адресата» і текстом документа.
Резолюція переноситься секретарем в реєстраційну форму і часто є підставою взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції.
Заголовок до тексту (реквізит 18).
Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, який є обов'язковим елементів будь-яких документів, що виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту і призначення документа. Тема граматично узгоджується з найменуванням виду. У ньому коротко, чітко і ясно відбивається основний зміст документа. Тема найчастіше відповідає на питання «про що?», «Про кого?» І формулюється за допомогою отглагольного іменника. Наприклад: Лист - Про відкриття фірми; Договір - Про поставку тари; Положення - Про бухгалтерію і т.п.
Але в таких документах, як протоколи, інструкції, акти, правила заголовків відповідає на питання кого (чого). Наприклад: посадова інструкція - секретаря-референта; протокол - засідання правління; акт - прийому приміщення; правила - трудового розпорядку та ін.
Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа над текстом і значно полегшує обробку документа і роботу з ним, так як не читаючи всього тексту, можна отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання. Без заголовка дозволяється складати короткі документи, виконані на форматі А5 (148х210): повідомлення, телеграми.
Тема розташовується після реквізитів «Дата» і «Реєстраційний номер», перед текстом документа (від 0-го положення табулятора). Довжина рядка заголовка не перевищує 28 знаків. Довгі заголовки розташовують на кількох стрічках (через 1 інтервал). Крапка в кінці заголовка не ставиться. Тема з двох сторін відділяється 3-ма інтервалами.
На бланках організацій місце для заголовка зазвичай позначено обмежувальними для межі зони реквізиту.
Відмітка про контроль (реквізит 19).
Цей реквізит проставляється ...
