умента поруч з датою. Реєстрацію проводять децентралізовано по групах документів - зазвичай у структурних підрозділах, де вони створюються і оформляються. Наприклад, бухгалтерські документи реєструються в бухгалтерії, накази по основній діяльності - в канцелярії, по кадрам - у відділі кадрів. Обов'язковою елементам реквізиту «Реєстраційний номер документа» є його порядковий номер протягом року (з січня по грудень). Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися по навчальним років.
Реєстраційний номер вхідних і вихідних документів крім порядкового номера найчастіше доповнюється умовним позначенням (індексом) структурного підрозділу або виконавця, що склав документ, кореспондента, класифікатора питань діяльності, місця зберігання документа і номера справи за номенклатурою, куди підшитий документ (або копія відправленого документа). Наприклад: 02 - 15/79, де 02 - індекс структурного підрозділу (наприклад, бухгалтерії), 15 - номер справи за номенклатурою, 79 - порядковий номер відправляється документа.
При реєстрації звернень громадян порядковий реєстраційний номер доповнюється першою літерою прізвища, наприклад К - 15, Г - 45.
На документах, складених спільно кількома організаціями, проставляються порядкові реєстраційні номери, присвоєні документу кожним автором. Їх проставляють в порядку вказівки авторів в документі (зліва направо) через косу риску, наприклад: 21/16/34.
При кутовому розташуванні реквізитів реєстраційний номер розташовується від другого положення табулятора в одному рядку з датою документа.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа (реквізит 13).
Важливим реквізитом є посилання на номер і дату документа, на який дається відповідь. Цей реквізит повністю переписується з бланка ініціативного документа, на який пишеться відповідь і включає його вихідний реєстраційний номер і дату.
Отримавши відповідь документ, з цього реквізиту треба підібрати копію ініціативного документа, на який пишеться відповідь, підкласти його до отриманого відповіді і тільки разом пускати в роботу. У цьому випадку відразу буде повна інформація: як і що писали, і повністю врахована прохання чи пропозицію.
У службовому листі може не бути заголовка до тексту, якщо автор робить посилання на номер і дату надходження документа.
До 1972 року ці відомості вказувалися в перших рядках тексту відповідного документа, зараз ці відомості в короткій формі вказують на місці реквізиту 13.
Місце складання або видання документа (реквізит 14).
У загальному бланку, на тому місці, де в бланку для письма проставляється посилання на номер і дату вхідного документа, вказується місце складання документа. (Часто надруковано заздалегідь). Оформляється цей реквізит відповідно до адміністративно-територіальним поділом Росії. Однак цей реквізит не вказує, якщо географічне місцезнаходження увійшло в назву організації. Наприклад, АТ Пермські авіамотори не вказує у назві г.Пермь, а АТ Шарикопідшипник повинен вказати - Москва. Слід пам'ятати, що перед зазначенням міст Москва і Санкт-Петербург буква р (місто) не ставиться. Перед іншими населеними пунктами проставляється скорочене позначення селища, міста і т.д. Наприклад, м Орел, сел. Залізничний і т.д.
При кутовому розташуванні реквізитів відмітка про місце складання або видання документа розташовується від 0-го положення табулятора слідом за номером і датою документа.
Адресат (реквізит 15).
Не менш важливим є знання порядку адресування документа. Адресування, тобто вказівку одержувача, кому призначається документная інформація, проводиться на документах, що відправляються в інші організації або приватним особам, які подаються керівництву (заяви, доповідні і пояснювальні записки) і переданих в структурні підрозділи (розпорядження, вказівки).
Реквізит «адресат» максимально може складатися з наступних складових частин:
найменування установи, організації (у називному відмінку);
найменування структурного підрозділу (у називному відмінку);
вказівку посади одержувача (у давальному відмінку);
прізвище та ініціали (у давальному відмінку, ініціали вказуються після прізвища, наприклад: Степанська А.Д.);
поштову адресу.
Кожна із зазначених складових частин адресата друкується з нового рядка. Відстань між ними 1,5 міжрядкових інтервалу. Довжина максимальної рядки не повинна перевищувати 9-10 см і обмежується правою границею текстового поля. Розділові знаки - крапки і коми - не ставляться.
Склад реквізиту...
