мання законодавства при виконанні господарських операцій - керівник організації;
за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне надання повної і достовірної бухгалтерської звітності - головний бухгалтер організації.
У структуру і штат головної бухгалтерії ТОВ племзавод «Родина», затверджений генеральним директором організації, з урахуванням обсягів робіт та особливостей виробництва, входять сектори:
обліку витрат на виробництва, основних засобів, грошових коштів, матеріалів МБП, кредитів та операцій з цінними паперами;
обліку фінансових, податкових розрахунків, розрахунків з персоналом по заробітній платі та інших операціях, розрахунків з позабюджетними фондами, підзвітними особами та по іншим розрахунками;
обліку готової продукції, товарів, тари, реалізації;
грошового обігу і касових операцій.
Організація документообігу включає складання графіка проходження документів, контроль за правильністю оформлення документів і відповідним відображенням фактів господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку. Оптимізація документообігу дозволяє встановити кількість необхідних документів і кількість працівників, які звертаються з даними документами.
При складанні графіка повинні бути дотримані наступні вимоги:
первинні облікові документи, прийняті бухгалтерією, повинні мати всі обов'язкові реквізити;
при прийомі документів повинна здійснюватися перевірка правильності арифметичних обчислень;
документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавчих та нормативних актів;
всі виправлення в документах повинні бути завірені підписами осіб, відповідальних за їх складання, із зазначенням дати виправлення;
по будь-якій угоді повинні бути представлені всі необхідні документи (договір та доповнення до нього, накладна, акт виконання робіт, кошторис, рахунок-фактура, платіжне доручення).
На початковому етапі роботи зі складання графіка документообігу головний бухгалтер встановлює коло осіб, які звертаються з первинними документами (працівники відділу постачання, особи, відповідальні за продажу). В офіційному порядку до них доводяться відомості про правила оформлення первинних документів та строки подання даних документів до бухгалтерії. Слід зауважити, що дуже часто це положення не включається
в загальний графік документообігу, в результаті чого затримка в прийомі рахунків-фактур досягає кілька місяців. Рекомендується оформити відповідний наказ керівника з організації, в якому також встановлюється відповідальність за несвоєчасне подання документів до бухгалтерії.
Своїм розпорядженням по бухгалтерії головний бухгалтер зобов'язує приймати тільки ті документи, які оформлені в установленому порядку. Бухгалтер, який прийняв документи, оформлені з порушенням правил, несе персональну відповідальність.
Контролю підлягає правильність відображення фактів господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку. Для цього до кожного первинних облікових документів додається перелік бухгалтерських записів із зазначенням дати і прізвища відповідального бухгалтера.
На цьому ж етапі встановлюється контроль за правильністю оформлення первинних облікових документів і відображення на їх підставі фактів господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку.
Завданням головного бухгалтера є оптимізація (або розробка) власне документообігу і технології обробки одержуваної інформації. В структурі документообігу виділяють дві складових: док?? ментообігу всередині організації та документообіг всередині бухгалтерії. При цьому встановлюється:
переліку первинних документів, що застосовуються в організації;
список працівників, які мають право підписувати дані документи і нести відповідальність за правильність їх оформлення і своєчасність подання в бухгалтерію (затверджується керівником організації);
робоча схема діючих відділів організації;
порядок руху кожного документа між відділами організації та крайній термін їх подання кінцевому споживачеві інформації (наприклад, бухгалтерії);
графік руху документів усередині бухгалтерії, що дозволяє своєчасно організовувати літочислення податків та складання бухгалтерської звітності.
Після складання і затвердження графіка кожній особі, що бере участь у документообігу, вручається відповідна виписка і визначається відповідальність невиконання вимог документообігу. При цьому графік документообігу дозволяє поліпшити кон...
