айменування посад осіб , відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки складання документів із застосуванням засобів автоматизації та передачі їх в системах телекомунікацій). При юридичній перевірці встановлюють повноту і правильність заповнення реквізитів, справжність підписів посадових осіб, які несуть відповідальність за операцію та оформлення документа. p align="justify"> Арифметична перевірка полягає в перевірці всіх арифметичних дій, які зроблені в документі перед поданням його головному бухгалтеру. З цією метою документ таксируют, перевіряють підсумки, обчислюють знижки або надбавки, роблять всі розрахунки. p align="justify"> Перевірені, прийняті і протаксірованние бухгалтерією документи групують. Суть цієї операції полягає в об'єднанні їх у групи за такими ознаками: однорідність за змістом та іншими характеристиками бухгалтерських записів (матеріально відповідальна особа, постачальник, покупець, вид витрат тощо). Потреба в угрупованні документів обумовлена ​​тим, що протягом певного часу - декади, тижні, місяці, а іноді й дня - в бухгалтерію надходить чимало документів, однорідних за певними ознаками. Щоб зменшити технічну роботу бухгалтерів при відображенні господарських операцій у системі рахунків, оформлених цими документами, їх групують. Основна мета угруповання - майбутнє нагромадження даних, що містяться в документах. Групуючи документи, їх готують таким чином для бухгалтерських записів. p align="justify"> Первинна обробка документів завершується визначенням рахунків, які взаємопов'язані змістом господарського факту, явища або процесу, зафіксованого в документі. Такий зв'язок називається кореспонденцією рахунків. Рахунки, пов'язані між собою певною господарською операцією, називаються кореспондуючими. p align="justify"> Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, реєструються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку.
Зберігання документів, складання номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік заводять в організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. p align="justify"> Терміни зберігання деяких документів
. Постійно:
штатні розписи і зміни до них
листування з основної діяльності
документи з розробки, погодження, затвердження цін, тарифів, прейскурантів, знижок
документи про переоцінку основних фондів та визначення зносу основних засобів
. Сімдесят п'ять років:
накази з особового складу
особові рахунки по нарахуванню заробітної плати
розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі
особисті справи працівників
. П'ятдесят років:
книги обліку видачі трудових книжок
. Три роки:
використані чекові книжки з корінцями оплачених та зіпсованих чеків
. Три роки після проведення податкової перевірки:
облікові регістри, книги обліку
банківські документи по розрахунковому рахунку
лікарняні листи
довіреності на отримання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей
документи про виплату допомог соціального страхування
касові документи
книга обліку бланків суворої звітності
первинні документи.
Справи організації підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Слід пам'ятати, що термін зберігання документів починає відраховуватися з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Закінченим діловодством вважаються документи, за якими здійснені господарські операції: оприбутковані або відпущені товари, оплачені витрати тощо
Оформлення справ включає комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться уповноваженою особою за методичної допомоги і під контролем відомчого архіву.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу підлягають повному оформленню, яке передбачає підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання листа - завірителя справи, складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів, оформлення реквізи...
