же пояснювати зміст іншого документа (проект, звіт і т.д.). Тоді пояснювальна записка оформляється до такого документу як додаток і підписує його керівник організації.
Спочатку в тексті слід перерахувати факти, що мають безпосереднє відношення до ситуації, що розглядається. Потім вже викладають причини, що призвели до негативного результату справи (адже пояснювальну не доводиться писати в разі перемоги і тріумфу).
Писати слід сухим канцелярською мовою, постарайтеся висловити все-таки свої думки коротший. Краще уникати будь емоційності. Викладати потрібно тільки факти, безпосередньо відносяться до справи. Пояснення повинно звучати вагомо і аргументовано, необхідно уникати при цьому неправди і виправдань.
Зразок:
Відділ реклами Директору «Знамення»
П.Г. Вентиль
Пояснювальна записка
. 10.2011 № 18
Про запізненні на роботу
. 10.2011 я запізнилася на роботу на 2:00 по причині транспортної аварії. Видану транспортним підприємством довідку додаю.
Менеджер К.Ю. Жіванец
. 2 Відхилення від норм офіційно-ділового спілкування в мовному жанрі звернення громадян
) Автори порушують основний принцип комунікації - принцип кооперації Г.П. Грайса. Принципи, постулати, правила, яким слідують спілкуються, часто деструктивні. Слідом за Л.П. Щурячою відзначаємо високий рівень агресивності, негативну оцінку поведінки особистості адресанта. У зверненнях громадян не поодинокі випадки типу: «Значить, я не маю права грубити, грубіянити, вдарити, на мене подадуть до суду, а що з цими людьми робити, які нас не вважають ні в що. На них немає закону ».
Мета задається з самого початку або виявляється в процесі спілкування; може не завжди чітко визначатися, але деякі репліки виключаються як комунікативно недоречні. Вираження негативної оцінки призводить до стилістичного зниження тональності офіційно-ділового спілкування та порушує принцип кооперації, який необхідний для того, щоб досягти згоди між комунікантами.
) Автори, не володіючи деталями офіційно-ділового стилю, навмисно намагаються скоротити дистанцію з посадовою особою за допомогою тональності «розмови по душах», наприклад: «Дорогий наш губернатор, як ви живете, як ваше здоров'я ми молимося за вас, щоб Господь вас благословляв на вашу нелегку працю! ». Г.П. Грайс назвав такі відхилення «интимизация мовної середовища». Переважання емотивного начала в мовному жанрі звернення здається автору правильним у цільовій настанові - викликати співчуття. Це відхилення від жанрового канону призводить до стилістично неоднорідного текстом документа, порушенню офіційно-діловий тональності, але не впливає на прийняте посадовою особою рішення. Соціальна дистанція скорочується адресант за такими напрямками: неофіційне звернення, наприклад: «любі ви наші старші брати, хто про нас подбати, якщо не ви»; довірче звернення до співрозмовника на «ти», наприклад: «Дорогий губернатор, допоможи заради всього святого! Віднови справедливість! »; повторення слів-інтенсифікаторів, наприклад: «Дуже, дуже сподіваюся на Ваше рішення. Заздалегідь спасибі за допомогу, з повагою і надією ПІБ »; використання просторічних і жаргонних лексем, наприклад: «сказати, що у нас поїхав дах - значить, нічого не сказати; сподіваємося, що земельні проблеми устаканиться ».
) адресант привносять в документ індивідуальний стиль. Через бажання «красиво» сказати звичайні ситуації описуються за допомогою мовних штампів-кліше, що порушують точність, наприклад: «Неузгоджене втручання в екстер'єр двору не припустимо зі стогони проживають, а має в обов'язковому порядку узгоджуватися з головою кондомінімуму». Це призводить до низького рівня стандартизації звернення громадян в порівнянні з іншими офіційно-діловими документами. З точки зору принципу кооперації Г.П. Грайса, відхилення пов'язане з порушенням максими манери (спосіб передачі інформації) та її кількома простими правилами: «уникай незрозумілих виразів, уникай неоднозначності, будь короткий».
) Автор не домагається позитивного результату, коли викладає в документі конкретні проблеми, не підтверджує слова фактами, створює такий опис дійсності, що адресат сприймає її в спотвореному вигляді - це порушення інформативною точності. «Старайся, щоб твоє висловлювання було істинним» - свідчить максима якості інформації Г.П. Грайса. Посадові особи, перш ніж прийняти рішення, перевіряють достовірність інформації, роблять запити у відповідні інстанції, тому для вирішення звернень громадян може оформлятися кілька супутніх документів - відповідей, іноді більше трьох.
) Автори звернень невиправдано розширюють набір біографі...
