чного характеру з метою впливу на посадову особу. Відсутність зв'язності між текстовими рівнями проявляється у тематичній неточності, яка призводить до невірного тлумачення тексту документа. Дане відхилення від жанрового канону пов'язуємо з порушенням постулату максими повноти інформації Г.П. Грайса: «висловлювання не повинно містити більше інформації, ніж потрібно».
) Автори довільно згортають інформацію, необхідну посадовій особі для однозначного тлумачення тексту. Автори викладають інформацію у формі, яка передбачає попереднє знання адресатом обставин справи. Наприклад, якщо звернення повторне, необхідно коротко викласти суть попереднього документа і відображення вирішення питання по суті, бо посадова особа може не зрозуміти, про що пише громадянин, наприклад: «Спасибі за те, що втрутилися і дали вказівку розібратися. Проте відповідь дали за принципом ворон ворона в око не клюне, хоча приїжджав дуже коректний товариш ... ». Посадовій особі, щоб розібратися в даній офіційно-діловий комунікативної ситуації, довелося звернутися до інформаційно-довідкової картотеці звернень громадян, на прізвище знайти перший документ, зіставити обидва документи, щоб відповісти на питання: «Спасибі за те, що втрутилися (у що?) і дали вказівку (яке?) розібратися (у чому?). Проте відповідь (який?) Дали за принципом ворон ворона в око не клюне, хоча приїжджав дуже коректний товариш ... (хто? Куди? Навіщо?) »- І дати відповідь громадянину.
2.3 Помилки в оформленні текстів документів
) Структурні помилки.
Джерелом структурних помилок є невірне побудова ділового листа, невідповідне розташування його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі ділового листа і не збігався з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до довгих введенням і складним системам мотивувань.
У зв'язку з тим, що в бланку листа відведено спеціальне місце для вказівки зв'язку між попереднім і наступним листом, не слід текст листа починати з повторення того, що вже відображено в індексах, датою відправлення і темі листа. Немає необхідності вказувати найменування підприємства поруч з посадою особи, яка підписала лист, оскільки це вже зазначено на бланку або в прямокутному штампі, поставленому у верхньому лівому куті листа.
) Синтаксичні помилки.
Синтаксичні помилки - це помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні. У текстах ділових листів зустрічаються помилки, які свідчать про те, що їх укладачі не знають правила порядку слів у російській письмовій мові. Як уже зазначалося, його інформаційна роль зростає до кінця пропозиції. Так, наприклад, з пропозиції «Для визначення фонду оплати наприкінці року уточнюються розцінки за продукцію» незрозуміло, «розцінки уточнюються в кінці року» або «розцінки уточнюються для визначення фонду оплати наприкінці року».
) Порушення специфіки вживання дієприкметникових оборотів.
Дієприкметниковий оборот служить засобом передачі дії, що відбувається одночасно або у зв'язку з іншим дією.
Використовуючи цю обставину, через дієприкметниковий оборот можна передати різні етичні моменти, такі як, наприклад, увага, виявилися зачеплені в листі питання в ході його вивчення, зацікавленість у якнайшвидшому завершенні роботи і т. д. Наприклад: «Уважно розглянувши поданий до затвердження проект, Рада директорів вважає ...»
Користуючись дієприслівниковими зворотами, можна сформулювати причини, що послужили підставою для прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковими оборотом слід починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ...» «,« Вважаючи ... »,« Беручи до уваги ... »,« Керуючись ... »і т. Д.
Помилки при вживанні дієприкметникових оборотів неважко виправити, замінюючи пропозиції з дієприслівниковими зворотами пропозиціями з обставинами, вираженими поєднаннями слів, або складнопідрядними реченнями з обставинними підрядними частинами, а також вживаючи дієслова-присудки не в пасивному, а в дійсному заставі.
Неправильно: «Вивчаючи проблеми міського транспорту, вченими були отримані цікаві результати». Правильно: «При вивченні проблем міського транспорту вчені отримали цікаві результати».
Помилки, що виникають в результаті незнання структури складного речення.
При побудові складних речень слід враховувати, що найбільш споживані складні речення з спілками «що; який; якщо; внаслідок того, що; за умови, щоб; де; як ».
Нерідко укладачі ділових листів невиправдано ускладнюють текст. З'являються листи, насичені складнопідрядними реченнями з однотипними підрядними частинами, перерахуваннями, складно побудованими ко...
