в
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку та розкриття змісту.
Описи складаються окремо:
на справи постійного зберігання;
справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
справи з особового складу;
справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві. Форма опису справ структурних підрозділів наводиться в Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:
порядковий номер справи (тому, частини) по опису;
індекс справи (тому, частини);
заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
дати справи (тому, частини);
кількість аркушів у справі (томі, частині);
термін зберігання справи.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);
порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років;
порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом організації;
графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами Те ж raquo ;, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису Примітки використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій тощо.
У кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи. Основних правил роботи архівів організацій.
Глава 6. Здача справ в архів
Здача справ із структурних підрозділів до архіву установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводитися щорічно. Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання понад 10 років і по особовому складу приймаються архівом по описам.
Справи приймаються працівником відомчого архіву в...
