В даний час згідно штатного розкладу обов'язки виконання роботи діловодства покладено на головного спеціаліста з кадрів. Спеціаліст здійснює свою роботу на підставі Трудового Законодавства, Положення про управління ПФ РФ, інструкцій, вказівок Правління ПФР, Єдиної державної системи діловодства, Інструкцією по роботі з листами, заявами, пропозиціями громадян, наказів і розпоряджень начальника управління, керівних матеріалів і стандартів, плану роботи та інструкцією. Фахівець з кадрів і діловодства повинен мати вищу юридичну освіту і стаж роботи не менше 3-х років. Призначається і звільняється з посади начальником Управління за погодженням з ОПФР по Оренбурзькій області.
Головний спеціаліст з кадрів і діловодства повинен знати і дотримуватися:
Правила внутрішнього трудового розпорядку;
Правила і норми охорони праці, техніки безпеки;
Загальні принципи службової поведінки - дотримуватися норм службової, професійної етики та правила ділового поведінки, проявляти коректність і уважність у поводженні з громадянами та представниками організацій.
Основними його функціями є:
. організація роботи по забезпеченню управління кадрами необхідних професій, підбір і раціональна розстановка кадрів;
. організація ведення діловодства в управлінні, забезпечення своєчасної обробка надходить та відправляється кореспонденції, контроль за термінами виконання документів.
Спеціаліст з кадрів і діловодства зобов'язаний:
. Займатися питаннями прийому, звільнення, переведення працівників.
. Організовувати своєчасне оформлення прийому, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства і наказами начальника управління; облік особового складу за картками ф. Т - 2; видачу довідок про справжню і минулу трудову діяльність; заповнення та зберігання трудових книжок працівників; ведення встановленої документації з кадрів; уявлення працівників до заохочень і нагороджень.
. Приймати участь в атестації, визначати коло фахівців, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечувати підготовку необхідних документів, створення резерву кадрів на висунення,
. Вести облік і оформлення лікарняних листів працівників управління, своєчасно надавати їх для оплати в фінансово-економічну групу.
. Оформляти на пенсію працівників управління.
. Організовувати контроль за станом трудової дисципліни, додержанням працівниками Правил внутрішнього трудового розпорядку.
. Складати щорічно графік відпусток працівників управління та здійснювати контроль за його дотриманням.
. Складати встановлену в управлінні звітність в строго встановлені терміни.
. Оформляти документи для встановлення надбавок до посадового окладу працівникам управління за вислугу років;
готувати документи і брати участь у роботі комісії з встановлення трудового стажу, що дає право на надбавку до посадового окладу за вислугу років.
. Здійснювати прийом надходить кореспонденції і передачі її на розгляд керівництву.
. Виробляти своєчасну реєстрацію надійшла кореспонденції в журналах вхідної кореспонденції для подальшої передачі зареєстрованої кореспонденції виконавцям.
. Забезпечувати контроль за передачею документації керівництву і виконавцям.
. Здійснювати систематичний контроль за термінами виконання документів і правильністю їх оформлення.
. Виробляти друкування наказів з основної діяльності управління та передачі копій наказів виконавцям.
. Вести табель обліку робочого часу за своїм структурному підрозділу.
. Формує документи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
. Забезпечує упаковку і відправку звичайної, замовленої, замовний з повідомленням, кур'єрською, електронної поштової кореспонденції по адресатам; відправку пенсійних справ за межі району, міста, Росії.
. Здійснює відправку вихідної документації, перевірку правильності оформлення, адресування, наявність підписів, віз і додатків.
. Забезпечує реєстрацію вихідної кореспонденції в журналах обліку вихідної кореспонденції.
. Забезпечує отримання кореспонденції з відділення поштового зв'язку, стежить за термінами отримання їх з поштового відділення, а також отримання їх у належному вигляді.
. Формування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
. Підг...
