етапу методів.
Перш ніж розробляти рекомендації, необхідно отримати, можливо, більш повне уявлення про стан об'єкта дослідження на сьогоднішній день. Для цього проводиться передпроектне дослідження. Дослідженню підлягають:
функції, завдання та структура організації;
організаційно-нормативні матеріали з діловодства;
документи організації (оформлення і зміст);
характер завантаження ведення документації основних фахівців;
організація роботи з документами;
технологія проходження документів;
організація виготовлення (набору) і розмноження документів;
організація доставки (руху) документів;
організація поточного зберігання документів і здача в архів.
У роботі по дослідженню були використані наступні методи: монографічний метод, узагальнення, вивчення документів, безпосереднє спостереження, фотографія робочого дня, графічний, статистичний. Вибір методу визначається, з одного боку, метою дослідження, з іншого - характером і умовами досліджуваного робочого часу.
Монографический метод - це глибоке вивчення і конкретний опис господарської діяльності окремих одиниць досліджуваної сукупності [17, с. 63]. Він полягає в тому, що проблему документаційного забезпечення управління ретельно і з багатьох сторін аналізують на підприємстві, після чого роблять висновок від цього об'єкта до більш широкої області подібних об'єктів.
Узагальнення - це визначення загального поняття документаційного забезпечення управління, в якому знаходить відображення головне, основне, що характеризує поняття ДОУ.
Вивчення документів - це один з основних загальнообов'язкових методів, з якого починається дослідження.
Необхідні для вивчення при оргпроектування документи можна розділити на кілька груп.
До першої групи належать законодавчі та нормативні матеріали про створення, завдання, функції організації, законодавчі акти, накази, статут і штатний розклад, яке дозволяє відразу уявити розміри організації, документальні потоки їх обсяг.
Особливої ??уваги заслуговують нормативні і методичні матеріали з організації документознавства: інструкція з діловодства, посадові інструкції співробітників, методичні рекомендації щодо виконання окремих операцій в роботі з документами.
До другої групи належать різні облікові форми, переліки та відомості, що дають матеріал про стан, технології обробки документів в організації.
Збираючи відомості про порядок прийому, обробки і передачі вхідної та вихідної кореспонденції, обсязі документообігу та структурі документопотоков, вивчаються облікові форми (журнали, реєстри), графіки і маршрути документів.
Особливого підходу вимагає вивчення матеріалів, які характеризують організацію поточного зберігання документів.
Метод спостереження також є одним з основних. Він полягає в безпосередній присутності в організації на конкретних робочих місцях і візуальному фіксуванні відбуваються і умов праці.
Метод спостереження використовується для з'ясування характеру завантаження керівника та головних спеціалістів, організації роботи з приймання, обробки, виготовленню, транспортування, зберігання документів і оснащеності комп'ютерною технікою.
Для визначення характеру завантаження робочого часу з ведення документації основних категорій діловодного персоналу і виявлення видів робіт, виконуваних окремими співробітниками, мною використовувалася фотографія робочого дня. Результати фотографії робочого дня входять складовою частиною в звіт про організацію ДОУ.
Метою фотографії робочого дня є визначення змісту праці, кількості одиниць роботи і витрат робочого часу, а також вивчення питань, пов'язаних з підвищенням ефективності праці працівників з документами і забезпечення раціональної організації праці.
У технології фотографії робочого дня я виділила три етапи:
- спостереження;
систематизація отриманих даних;
аналіз отриманих результатів.
Протягом робочого дня відзначалися всі фактичні дії і перерви з точністю до однієї хвилини, причому проти кожного елемента витрат робочого часу проставлялися час і тривалість операції.
Далі складався розрахунок витрат робочого часу, який дозволив підсумувати витрати часу.
При систематизації отриманих даних приводила їх в єдину систему.
Аналіз отриманих результатів - процедура уявного, а ча...
