інформаційного менеджменту.
ГСДОУ складається з двох частин: нормативної та рекомендаційної.
Нормативна частина, у свою чергу, ділиться на п'ять розділів: загальні положення; документування управлінської діяльності; організація роботи з документами; механізація і автоматизація роботи з документами; служба документаційного забезпечення управління.
рекомендаційна частина ГСДОУ доповнює і роз'яснює нормативну за допомогою довідкового та методичного матеріалу з діловодства.
У документоведении існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління, які встановлені державними нормативними актами, що забезпечує їх юридичну силу; оперативне та якісне складання і виконання; організацію швидкого пошуку; широке використання ПЕОМ при їх складанні у роботі з ними.
Від технології організації роботи з документами і від якості створюваних документів залежить не тільки оперативність і ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації. Без налагодженої системи документаційного забезпечення управління важко побудувати ефективне управління.
.2 Методичні підходи до вдосконалення документаційного забезпечення управління
Основною метою вдосконалення ДОУ є встановлення єдиних принципів роботи з документами на всіх рівнях управління, організація документообігу підприємства, підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки, руху, аналізу інформації , вдосконалення роботи апарату управління.
Перед організацією, яка прагне створити ефективну середу з обробки інформації для вдосконалення якості управління, існує серйозна завдання - вдосконалення роботи з підготовки та обробці документної інформації, шляхом створення механізму документаційного забезпечення управління підприємства (ДОП).
Для вирішення цього завдання необхідно керуватися існуючими нормативними документами, положеннями ГОСТ та рекомендаціями фахівців.
У зв'язку з новими вимогами, що базуються на сучасних міжнародних стандартах, необхідна методична основа, що враховує дані вимоги до побудови документаційного забезпечення управління. У зв'язку з цим першим етапом вдосконалення документаційного забезпечення управління (ДОП) є побудова алгоритму, на основі якого будуть оцінюватися діюча система і опрацьовуватися всі складові процесу вдосконалення системи.
Основними завданнями при оцінці та вдосконаленні ДОУ є:
підвищення ефективності управлінської діяльності;
прискорення руху документів в організації;
зменшення трудомісткості обробки документів;
визначення відповідності наявності та потреб виробничих і управлінських процесів в документационном забезпеченні;
наявність і подальша постановка цілей документаційного забезпечення (досягнення яких повинна забезпечувати документная система);
визначення функцій документної системи виходячи з поставлених цілей з урахуванням пред'явлених вимог.
Основним завданням при побудові алгоритму оцінки та вдосконалення ДОУ є пов'язування системних вимог і основних атрибутів, що дозволяють системі управління знаходитися в рівновазі.
Практика раціоналізації документознавства в апараті управління дозволяє виділити основні етапи проектування:
проведення передпроектного дослідження, тобто збір вихідних даних для проектування;
аналіз зразків внутрішньої документації і класифікація документів;
аналіз існуючого документообігу підприємства;
аналіз існуючого документознавства (практики роботи з документами, практики зберігання документів, практики формування справ, відповідність ГОСТ Р 6.30-2003);
аналіз номенклатури справ підприємства;
фотографія робочого дня співробітників, що займаються документообігом підприємства, з метою виявлення фактичного стану використання технологій по ДОП та практики документування прийнятих рішень;
виявлення недоліків у документаційне забезпечення управління;
підготовка рекомендацій щодо оптимізації технологій ДОУ;
складання технічного завдання на проектування;
розробка проекту раціоналізації документознавства та розрахунок очікуваної економічної ефективності від його впровадження;
впровадження.
Проведення кожного етапу вимагає застосування певних властивих даному ...
