сто також і реального розчленування предмета на частини, аналітичні процедури є одними з головних в науковому дослідженні [17, с. 45].
Графічний метод передбачає детальну і лаконічну фіксацію спостережуваних операцій за допомогою креслення. Він використовується при вивченні документообігу.
Статистичний метод передбачає кількісний облік однорідних операції і явищ. Він використовувався при підрахунку обсягу документообігу, числа реєстрованих і контрольованих документів, результатів фотографії робочого дня [38, с. 18].
В основу всієї методики проектування документаційного забезпечення управління має бути покладено спочатку визначення мети, а потім - механізм її досягнення.
Системність самого підходу проявляється в наступному:
- не випустити з уваги жодну з управлінських завдань, без вирішення яких реалізація мети виявиться не повною;
виявити і взаимоувязать стосовно до цих завдань всю систему функцій, прав і відповідальності по вертикалі;
досліджувати та організаційно оформити всі зв'язки і відносини по горизонталі управління;
забезпечити органічне поєднання вертикалі і горизонталі управлінні документаційне забезпечення.
Важливим у розробці регламентуючої документації є складання (опис, проектування) документів. Жорстких методів на даному етапі немає, але є певні методичні документи та стилістичні правила формулювання положень посадових інструкцій, інструкції з діловодства.
Проектування системи документаційного забезпечення управління має включати в себе систему цілей та їх розподілу між різними ланками. Сюди відноситься склад підрозділів, які знаходяться в певних зв'язках і відносинах між собою, розподіл відповідальності.
На етапі проектування регламентуючої документації використовувалися наступні методи.
Метод «участь або активне спостереження» передбачає активне залучення аналізує в процес виконання роботи, щодо якої він збирає інформацію. Головна незручність цього методу у великих витратах робочого часу на збір відповідної інформації. Крім того, є небезпека, що частина інформації залишиться невиявленої і у спостерігача буде інший погляд на роботу, так як спостерігач менш досвідчений у виконанні роботи, особливо якщо активне спостереження проводиться на короткому відрізку часу.
Найбільш важливий метод при проектуванні документації - функціональний аналіз посад. Інформація, зібрана методами співбесіди (інтерв'ювання) в слабо стандартизованому варіанті, і спостереження аналізуються за трьома параметрами: дані, персонал, предмети діяльності [26, с. 68].
При розподілі функцій управління між фахівцями апарату управління застосовувався параметричний метод. Завдання цього методу - встановлення функціональних залежностей між параметрами елементів виробничої системи і системи управління для виявлення ступеня їх відповідності.
Для розробки регламентуючої документації використовують наступні групи методів:
методи збору інформації;
методи аналізу інформації;
методи проектування регламентів.
При формулюванні положень посадових інструкцій рекомендується використовувати наступні правила:
- описувати завдання чи обов'язки, починаючи пропозиції дієсловом, що позначає дію працівника, спожитим в теперішньому часі;
бути точним, використовувати мінімальну кількість слів, уникати повторів;
завжди розрізняти пряму відповідальність за безпосереднє виконання завдання і управлінську відповідальність, що складається в контролі, нагляді за їх виконанням іншими. Найбільш важливо визначити контур методичного забезпечення регламентують функцій управлінської діяльності.
Специфіка управлінської праці, як об'єкта регламентації, обумовлює необхідність розмежування кількісних методів розрахунку та оцінки показників управлінської діяльності підприємств і якісних методів проектування регламентуючої документації.
Нормативна та методична база для розробки інструкцій і положень:
кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений міністерством праці та соціальним розвитком РФ в 1998 році;
типові положення і посадові інструкції.
Гідність даних документів у наявності повного переліку посад, посадових обов'язків і навичок управлінського персоналу організації.
Методологія розробки регламентуючої документації має такі особливості:
при розробці посадових вимог все ...
