ам державного управління та державним організаціям, підпорядкованих Уряду, іншим державним органам, іншим організаціям, що здійснюють свою діяльність і розташованих у межах тієї адміністративно-територіальної одиниці, на території якої виникли питання, викладені у зверненнях;
В· в інші державних органах, інших організаціях, якщо питання, викладені в зверненнях, відносяться до виключної компетенції цих органів або організацій; [3]
Згідно зі статтею 9 Закону письмові звернення підлягають обов'язковому розгляду організаціями, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у зверненні.
Процес розгляду звернень включає в себе наступні етапи:
В· з'ясування, чи відноситься питання, поставлене в обігу, до компетенції організації, в яку спрямований;
В· визначення порядку вирішення питання по суті;
В· визначення виконавця;
В· встановлення строку виконання;
В· безпосереднє вирішення питань, поставлених у зверненні;
В· підготовка і напрям громадянину відповіді.
При первинної обробки надійшли письмових звернень звіряється правильність доставки, потім конверти розкривають і перевіряють цілісність вкладень. Як правило, конверти, в які були вкладені надійшли звернення, знищуються. Конверти зберігають у тому випадку, коли тільки проставлений на ньому штемпель є доказом дати відправлення і отримання звернення. Крім того, адресу автора звернення часто буває вказаний лише на конверті. У цьому випадку конверт також зберігають з зверненням до кінця вирішення питання, а потім підшивають у справу.
Конверти з позначкою В«ОсобистоВ», адресовані керівнику або іншим працівникам організації, розкриваються тільки ними. Після розгляду та проставлення резолюції керівником звернення передаються на реєстрацію. Звернення, що надійшли безпосередньо в структурні підрозділи, в день їх надходження також повинні бути передані для реєстрації особі, відповідальній за ведення діловодства за зверненнями громадян.
Усі що надійшли в державний орган, іншу організацію (посадовій особі) звернення громадян, в тому числі і прийняті на особистому прийомі, реєструються в день їх надходження [2]. p> Звернення, що надійшли безпосередньо в структурні підрозділи, в день їх надходження також повинні бути передані для обов'язкової реєстрації особи, відповідальної за ведення діловодства за зверненнями громадян.
На всіх надійшли зверненнях проставляється реєстраційний штамп, місце розташування якого визначається СТБ 6.38-2004 (на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч). У реєстраційному штампі вказуються найменування організації, в яку надійшло звернення, дата та реєстраційний індекс звернення. Реєстрація звернень громадян, крім загальних завдань реєстрації - облік, контроль, довідкова робота, є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній організації.
Пунктом 5 Положення визначено порядок, відповідно до якого реєстрація звернень здійснюється з використанням однієї з наступних форм: автоматизованої (Електронній), карткової (в реєстраційно-контрольній картці (далі РКК)), журнальної. При цьому слід враховувати, що яка б із зазначених у постанові форм реєстрації ні використовувалася, в реєстраційну форму повинні бути включені реквізити передбачені Примірної формою РКК.
У реєстраційні форми можуть додатково включатися реквізити, необхідні для обліку, пошуку та аналізу роботи за зверненнями громадян. Наприклад: вид звернення (пропозицію, заява, скарга), відмітка про передачу звернення з одного структурного підрозділу в інший та ін Враховуючи, що форма РКК встановлює лише загальний для всіх реєстраційних форма склад реквізитів, вона є зразковою, що і відображено в її назві, зазначеній у додатку до Положення.
Слід звернути увагу, що раніше діючими правилами ведення діловодства за зверненнями громадян журнальна форма реєстрації звернень громадян не передбачалася. Можливість використання журнальної реєстрації вперше встановлена ​​постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 26 травня 2005 р. № 544. Журнальну форму реєстрації документів рекомендується застосовувати при незначному обсязі надходять звернень.
При журнальної реєстрації звернення враховуються під порядковими номерами протягом року. Порядковий номер може додатково включати першу літеру прізвища заявника та інші позначення. З метою більш оперативного пошуку звернень громадян журнал реєстрації може вестися в алфавітній формі, при якій звернення будуть записуватися за алфавітом прізвищ авторів. При журнальній реєстрації, як правило, відсутній інший довідковий апарат (картотеки), а алфавітна форма журналу дозволяє швидко відшукати необхідні відомості про заявника, про повторні зверненнях та ін Відповіді на звернення при журнальній формі реєстрації також можуть враховуватися з цього журналу. При використанні журналів деякі реквізити можуть бути об'єднані в одну графу, що дозволить скорот...
