які сторонні особи не повинні знати розподіл функцій, робочі процеси, технологію складання, оформлення, ведення і зберігання документів, справ і робочих матеріалів у відділі кадрів. Слід також враховувати, що працівник відділу кадрів не повинен бути обізнаний про порядок роботи інших співробітників цього відділу.
Друга група - документація, утворюється в процесі основної діяльності відділу кадрів і містить персональні дані, включає:
- комплекти документів, що супроводжують процес оформлення трудових правовідносин громадянина (при вирішенні питань про прийом на роботу, переведення, звільнення і т. п.);
- комплекти матеріалів за анкетуванням, тестуванню, проведенню співбесід з кандидатами на посаду;
- оригінали та копії наказів по особовому складу;
- особисті справи і трудові книжки співробітників;
- справи, містять підстави до наказів з особового складу;
- справи, містять матеріали атестації співробітників, службових розслідувань тощо;
- довідково-інформаційний банк даних з персоналу - обліково-довідковий апарат (картотеки, журнали, бази даних тощо);
- оригінали та копії звітних, аналітичних та довідкових матеріалів, переданих керівництву підприємства, керівникам структурних підрозділів та служб;
- копії звітів, що направляються в державні органи статистики, податкові інспекції, вищестоящі органи управління та інші установи.
Головним моментом у захисті персональних і інших конфіденційних даних є чітка регламентація функцій працівників відділу кадрів та відповідно з цим - регламентація приналежності працівникам документів, справ, карток, журналів персонального обліку і баз даних.
Для реалізації цього положення керівник фірми повинен видати наказ або розпорядження про закріплення за працівниками відділу певних масивів документів, необхідних їм для інформаційного забезпечення функцій, зазначених у посадових інструкціях цих працівників, затвердити схему доступу працівників відділу кадрів та керівного складу фірми, структурних підрозділів до документів відділу, ввести особисту відповідальність перерахованих посадових осіб і працівників за збереження та конфіденційність персональних даних.
По кожній функції, виконуваної працівником відділу кадрів, повинен бути регламентований склад документів, справ та баз даних, з якими цей працівник має право працювати. Не допускається, щоб працівник міг знайомитися з будь-якими документами і матеріалами відділу. Доцільно, з метою розмежування доступу і розбиття знання персональних даних між працівниками, закріпити за різними працівниками:
а) документування оформлення трудових правовідносин (прийому, переведення, звільнення та ін);
б) ведення особових справ та трудових книжок;
в) складання та зберігання наказів по особовому складу і контрактів;
г) ведення довідково-інформаційного банку даних.
Розподіл сфер діяльності може змінюватись в залежності від обсягу ...
