роботи та штатної чисельності працівників відділу, але розмежування обов'язків і масивів документації має бути обов'язково. Це дозволить побудувати роботу відділу у відповідності з вказаними вище основоположними принципами і забезпечити збереження і конфіденційність персональних даних. У разі необхідності перерозподілу обов'язків серед працівників відділу (наприклад, при хворобі одного з них, звільнення) має бути видано відповідне розпорядження начальника відділу кадрів, в якому регламентуються характер змін, їх термін і доповнення в систему доступу до документів, справ і базам даних. Важливо, що в цьому розпорядженні фіксується зміна ступеня обізнаності працівників у знанні ними персональних даних та сфери особистої відповідальності за збереження та конфіденційність документації.
У сферу відповідальності працівника, здійснює ведення особових справ, входить робота з трудовими книжками співробітників фірми. Трудові книжки завжди зберігаються окремо від особових справ. Особлива увага звертається на облік в бухгалтерії та відділі кадрів чистих бланків книжок і бланків листів-вкладишів. Начальник відділу повинен строго контролювати, щоб підлеглі йому працівники не оформляли трудові книжки на неврахованих бланках (куплених і, як правило, підроблених). Під особливим контролем повинні знаходитися операції з проставлення у трудових книжках печаток і штампів. Доцільно, щоб ці операції виробляв тільки начальник відділу кадрів, оскільки в іншому випадку може виникнути небезпека несанкціонованого використання печаток і штампів.
Не менш суворого контролю вимагає робота з довідково-інформаційним банком даних з персоналу фірми (Картотеками, журналами і книгами персонального обліку співробітників). Цей банк містить основну, концентровану масу цінних відомостей про співробітників. Безліч застосовуваних традиційних облікових форм ускладнює забезпечення їх конфіденційності. Проте перехід на автоматизований тип цього банку створює інші складнощі, пов'язані з необхідністю ведення комплектів страхових і резервних машиночитаємих і паперових копій, включених в банк облікових форм. Конфіденційними при будь-якому типі банку є накопичувальні відомості, записи в проміжних робочих формах, які ведуться працівником відділу кадрів для подальшого одноразового внесення в облікові форми. Доступ працівників відділу до довідково-інформаційного банку даних повинен бути обмежений і визначатися їх службовими обов'язками. Разове ознайомлення з обліковою карткою якого співробітника дозволяє начальник відділу кадрів.
У години прийому відвідувачів працівники відділу не повинні виконувати функції, не пов'язані з прийомом, вести службові та особисті переговори по телефону. На столі працівника, ведучого прийом, не повинно бути жодних документів, крім тих, які стосуються даного відвідувача. У приміщенні відділу кадрів в години прийому сторонніх осіб може перебувати працівник служби безпеки фірми. Доцільно також наявність сигналі...
