ивість пошуку та обміну інформацією між підсистемами і зовнішніми АІС;
• оптимізація використання ресурсів обчислювальної техніки при роботі з кодируемой інформацією.
Використовуються три методи класифікації об'єктів, які розрізняються стратегією застосування класифікаційних ознак:
• ієрархічний;
• Фасетноє;
• дескрипторна.
Ієрархічний метод реалізує досить жорстку процедуру побудови структури класифікації. Попередньо визначається мета - набір властивостей, якими повинні володіти класифікуються об'єкти. Ці властивості вважають ознаками класифікації. В ієрархічній системі класифікації кожен об'єкт на будь-якому рівні повинен бути віднесений до одному класу, що характеризується конкретним значенням обраного класифікаційної ознаки. Кількість рівнів класифікації, відповідне числу ознак, обраних у якості підстави поділу, характеризує глибину класифікації.
Переваги ієрархічної системи класифікації: простота побудови і використання незалежних класифікаційних ознак в різних гілках ієрархічної структури.
Недоліками цієї системи є жорстка структура, осложняющая внесення змін, так як це призводить до перерозподілу класифікатора, і неможливість групувати об'єкти за заздалегідь не передбаченим сполученням ознак.
При використанні фасетного методу класифікації допустимо вибирати ознаки класифікації незалежно як один від одного, так і від семантичного змісту классифицируемого об'єкта. Ознаки класифікації називаються фасетами ( Гасе1 - рамка). Кожен фасет містить сукупність однорідних значень даного класифікаційної ознаки, причому значення в фасеті можуть розташовуватися в довільному порядку, хоча краще їх упорядкування. Схема побудови фасетної системи класифікації представляється у вигляді таблиці. Назви стовпців відповідають виділеним класифікаційними ознаками (фасетами). У кожній клітині таблиці зберігається конкретне значення фасета. Процедура класифікації полягає в присвоєння кожному об'єкту відповідних значень з фасетів.
Переваги фасетної системи класифікації: можливість створення великої ємності класифікації, тобто використання великої кількості ознак класифікації і їх значень для створення угруповань; можливість простої модифікації всієї системи класифікації без зміни структури існуючих угруповань.
Недоліком системи є складність її побудови, оскільки необхідно враховувати все різноманіття класифікаційних ознак.
Для організації пошуку інформації, для ведення тезаурусів (словників) ефективно використовується дескрипторного ( описова) система класифікації, мова якої наближається до природному мови опису інформаційних об'єктів. Особливо широко вона використовується в бібліотечній системі пошуку.
Системи класифікації принципово відрізняються від систем кодування відповідно до визначення.
Система кодування - сукупність правил кодового позначення об'єктів. 'Код будується на базі алфавіту, складається з літер, цифр та інших символів. Код характеризується: довжиною - число позицій у коді, і структурою - порядок розташування в коді символів, використовуваних для позначення класифікаційної ознаки.
Кодування застосовується для заміни назви об'єкта на умовне позначення (код) з метою забезпечення зручною і більш ефективної обробки інформації.
Уніфіковані системи документації створюються на державному, галузевому та регіональному рівнях. Головна мета їх використання - забезпечення порівнянності показників різних сфер суспільного виробництва. Розроблено стандарти, де встановлюються вимоги до:
• уніфікованим системам документації;
• уніфікованим формам документів різних рівнів управління;
• складом і структурою реквізитів і показників;
• порядку впровадження, ведення і реєстрації уніфікованих форм документів.
Однак, незважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляють типові недоліки:
• надзвичайно великий обсяг документів для ручної обробки;
• одні й ті ж показники часто дублюються в різних документах;
• робота з великою кількістю документів відволікає фахівців від рішення безпосередніх завдань;
• наявність показників, які створюються, але не використовуються, та ін
Усунення зазначених недоліків є одним із завдань, що стоять при створенні інформаційного забезпечення.
Схеми інформаційних потоків відображають маршрути руху інформації, її обсяги, місця виникнення і використання. Аналіз таких схем дозволяє виробити заходи щодо вдосконалення всієї системи управління.
Для створення інформаційного забезпечення необхідно:
• чітке розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією;
• виявлення руху інформації від моменту виникнення і до її викор...
