матично через задані проміжки часу. При її виконанні старі елементи і елементи з вичерпаним терміном дії видаляються з папок. Старими називаються елементи, які досягли заданого віку архівації. У їх число можуть, наприклад, входити отримані повідомлення з дорученнями по проектам. Елементи з вичерпаним терміном дії - це повідомлення і зустрічі, зміст яких застаріває після певної дати, наприклад, зборів, що відбулися кілька місяців тому, які досі відображаються в календарі. Хоча термін дії не є обов'язковим, він може бути визначений при створенні елемента або пізніше. Елемент з вичерпаним терміном дії недоступний і його назва відображається закресленим.
.1 Керування повідомленнями за допомогою правил
Правила - одне або декілька дій, автоматично виконуваних над поштовими повідомленнями і запрошеннями на збори, які відповідають певним умовам, з можливими винятками з цих умов. Правила також називають фільтрами. Вони служать для управління повідомленнями електронної пошти, виконуючи з повідомленнями дії, що відповідають заданому набору умов. Створене правило застосовується в Microsoft Outlook до повідомлень, що надходять в папку Вхідні, або до повідомлень, які надсилаються. Наприклад, можна поставити такі правила, що діють автоматично.
Пересилання начальнику всіх повідомлень від Романа Блінова, що надходять у вашу папку Вхідні.
Призначення категорії «Продажі» всім повідомлень, які надсилаються, в полі Тема яких є слово «продажу».
Відмітка всіх запрошень на збори і оновлень відомостей про збори, що надходять від начальника.
Всі правила розпадаються на дві основні категорії: повідомлення та організації. Правила повідомлення служать для оповіщення користувача тим чи іншим способом про отримання певного повідомлення. Наприклад, можна створити правило, автоматично відправляє повідомлення електронної пошти на стільниковий телефон користувача при отриманні повідомлення від члена сім'ї. Правила організації виконують над повідомленням деякі дії. Наприклад, можна створити правило, що переміщує певні повідомлення в певну папку або позначає їх до виконання до певної дати.
Правила можна також запустити вручну. При запуску вручну правила можуть застосовуватися до окремих повідомлень, що вже знаходяться в папці Вхідні, і до повідомлень в інших папках.
У правилах можуть бути передбачені винятки для особливих випадків, наприклад для повідомлень, забезпечених відміткою до виконання або віднесених до вищої категорії важливості. Якщо повідомлення підпадає хоча б під одне із заданих умов виключення, правило до нього не застосовується.
4.2 Запрошення на нараду, доручення та документи
Запрошення на нараду, доручення та документи розглядаються як звичайні повідомлення. Наприклад, при створенні правила, за яким елементи, що містять в полі Тема слово «збори», переміщаються в певне місце, всі доручення та запрошення на збори, відповідні цим критерієм, теж переміщаються. Однак при створенні правил слід мати на увазі ряд обмежень, пов'язаних з цими типами елементів.
Якщо місце призначення переміщуваного елемента не є папкою пошти, то передбачувана дія може виявитися невиконаним. Наприклад, якщо повідомлення переміститься в папку Календар, но...
