ві, по колишньому вносилися відомості до книги обліку надходження документів, список фондів, листи фондів та інші облікові форми. А бази даних велися з метою підсумовування та аналізу облікових даних на рівні архіву, перевірки даних традиційних документів і підвищення точності обліку. Як правило, в автоматизованому режимі створювалися фондові каталоги (РГАЕ, ГАРФ, «Каталог фондів ЦАОДМ»; «Фондовий каталог» Вологодського обласного архіву та ін) реєстри описів (БД «Анотований реєстр описів» у РГИА; «Реєстр описів» у ЦАОДМ; «Облік описів дореволюційних» в ГА Томської області,) книги обліку надходжень («Облік руху кінодокументів» в РДА КФД) та видачі справ зі сховища БД «Контроль за організацією розміщення, зберігання руху фонодокументів» в РГАФД; топографічні покажчики (Національному архіві Республіці Татарстан та ін.) за даними Росархіву, до середини 1990-х років у державних архівах функціонувало близько 15 БД, «форматно несумісних між собою».
Спочатку облікові бази даних створювалися в архівах ізольовано, на основі різних СУБД. Проте вже в першій половині 1990-х архівістами було поставлено питання про уніфікацію програмного забезпечення в області обліку, і почалася розробка типових програм. Потреба в уніфікованого програмному забезпеченні пов'язана, перш за все, з необхідністю підсумовування і узагальненого аналізу даних на рівні регіону та Архівного фонду РФ при здійсненні централізованого державного обліку архівних документів. Для об'єднання облікових даних окремих архівів в електронному вигляді необхідно забезпечити або сумісність, або єдність формату представлення даних, а значить, єдність чи сумісність застосовуваного в архівах для автоматизованого обліку програмного забезпечення.
Створення системи автоматизованого централізованого обліку почалася в 1994 році. Типове програмне забезпечення для внутрішнього і централізованого обліку документів були розроблені ВНИИДАД. У середині 1990-х рр.. були створені бази даних «Облік фондів» і «Паспорт архіву».
Однак ці програми не були рекомендовані Експертною комісією з автоматизованим архівним технологіям як типові. І хоча вони досі продаються ВНИИДАД, з впровадженням загальногалузевий програми «Архівний фонд» архіви поступово відмовилися від даного облікового програмного забезпечення. Причиною були як застаріле програмне забезпечення, для модифікації якого необхідно було кожного разу звертатися до розробників, так і функціональні недоліки програми.
ВНИИДАД була також розроблена типова програма для централізованого обліку - «Паспорт архіву». Програма включала в себе чотири екранних формату відповідно до форми паспорта архіву, введеної в 1993 р.: паспорт державного архіву (зведені дані про обсяг документів, у тому числі управлінської документації, документів особового походження, з особового складу, фотодокументів та ін) « Склад кадрів страхового фонду »,« Державний облік і НСА до документів »,« Будівля архівосховища ». Проте ця програма не була пов'язана з БД «Облік фондів», вона не дозволяла отримати зведені дані безпосередньо на основі введення первинної облікової інформації. Звіти однієї програми слід було вводити в іншу БД, щоб отримати паспорт архіву.
Одночасно в 1995 році за технічним завданням Відділу організації науково-методичної роботи та інформаційних технологій Росархіву була розроблена перша експериментальна версія програми «Архівний...
