ження довіреного їм національного документного надбання. Воно повинно прийматися колегіально. Розглядати такі питання може експертно-перевірочна комісія. Перевірка наявності та стану документів вважається завершеною після внесення змін в усі облікові документи.
В ході перевірки та наявності документів в обов'язковому порядку фіксується фізичний стан документів. На основі цих даних створюються картотеки обліку фізичної та технічного стану архівних документів. Які служать основою для планування і проведення робіт з його поліпшення. Усі виявлені особливості фізичного стану документів фіксується в обліково-контрольних документах. У разі виявлення невиправно пошкоджених документів складається висновок про повну неможливість відновлення їх основи та використання текстової та образотворчої інформації і акт про невиправних пошкодженнях документів, на підставі якого відбувається зняття документів з обліку. Це правило не поширюється, тільки на унікальні документи їх зняття з обліку не допускається. Такі основні питання, пов'язані з організацією перевірки наявності та стану документів.
Таким чином, облік архівних документів - чудова можливість перевірити наявність всіх, зазначених в архівному довіднику, документів. Саме тому він сприяє запобіганню їх зникнення і, відповідно, захищає від різних неприємностей, пов'язаних з витоком інформації. Видача будь-якого паперу з архіву підлягає обов'язковій реєстрації в спеціальній книзі. З усього вищесказаного явно випливає, що облік архівних документів - одна з найбільш важливих дій у роботі з архівом. Він не тільки є необхідною нормою, але і дозволяє відстежувати стан справ в архіві і, при необхідності, коригувати його роботу.
Глава 2. Автоматизовані технології в області обліку забезпечення схоронності документів
.1 Автоматизація обліку документів в 1990-і роки
Облік документів - це напрямок роботи архівів, яке піддалося автоматизації в першу чергу. Вже на початку 1990-х років практично всі архіви, забезпечені комп'ютерною технікою, мали облікові бази даних. Причина в тому, що облік документів досить трудомісткий процес, що вимагає точності і достовірності. Тому доцільно перекласти операції з обліку на плечі ЕОМ, звільнивши час архівістів для більш творчої роботи. До того ж з урахуванням існували на початку 1990-х років систему управління бази даних (СКБД) легше було створювати програми для обробки статистики, ніж пошукові системи.
Так, наприклад в РГАЕ ще в 1988 році були виділені основні напрямки, які потребують інформатизації: облік документів, комплектування документами, облік використання документів, науково-довідковий апарат, контроль за виконанням рішень Головархіву СРСР та дирекції архіву . За цими напрямками фахівці ВНИИДАД і НВО «Парма» за участю архіву були створені і прийняті в експлуатацію БД «Облік фондів», «Відомості з історії установ» і «Відомості про картотеках з особового складу».
Кількість облікових баз збільшилася. Наприкінці 1990-х років облік став першим напрямком роботи архівів, яке піддавалося повної автоматизації в масштабах галузі.
Спочатку облікові програми створювалися для целее внутрішнього обліку документів в архіві, при цьому автоматизований і традиційний облік існували паралельно, не замінюючи, а доповнюючи один одного. В архі...
