клад реквізитів, що включає 29 найменувань:
Державний герб Російської Федерації;
герб суб'єкта Російської Федерації;
емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
код організації;
код форми документа;
найменування організації;
довідкові дані про організацію - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
найменування виду документа;
дата;
реєстраційний номер документа;
посилання на реєстраційний номер і дату документа;
місце складання або видання документа;
гриф обмеження доступу до документа;
адресат;
гриф затвердження документа;
резолюція;
заголовок до тексту;
відмітка про контроль;
текст;
відмітка про контроль;
підпис;
гриф узгодження документа;
візи узгодження документа;
друк;
відмітка про завірення копій;
відмітка про виконавця і номер його телефону;
позначка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про надходження документа;
ідентифікатор електронної копії документа.
Перелік реквізитів ГОСТ Р 6.30-97 складений з урахуванням необхідності надання документам юридичної сили, їх ідентифікації. Цій меті служать реквізити 01 - 10, 15, 21 - 24.
Реквізити 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25-29 призначені для пошуку документа і фіксації його «проходження» через управлінський апарат. Дотримання вимог ГОСТ Р 6.30-97 забезпечує раціональне розміщення службових відміток, використовуваних для фіксації на документі діловодних операцій, виконуваних при реєстрації документа, контролі за його виконанням, зняття з контролю, подальшому зберіганні.
Реквізит 19 «текст» передає основний зміст документа.
Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів).
Прийняття його обліковими центром організації
В організації роботи з документами провідне місце займає постановка реєстрації документів. Саме згладженість цієї ділянки роботи зумовлює в подальшому швидкий пошук необхідної інформації та документів і звідси - забезпечення оперативного вирішення управлінських завдань. Це можливо зробити, тільки володіючи всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів. Для цього треба враховувати всі документи, що проходять через установу, як одержувані, так і створювані в ньому, тобто документи повинні бути зареєстровані.
Реєстрація визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання». Реєстрація, насамперед, надає юридичну силу документом, тому що фіксує, підтверджує факт його створення або одержання....
