Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджено.
Так як кількість документів, що надходять і створюваних в процесі управлінської діяльності, завжди велике, реєстрація є одним з найбільш трудомістких процесів діловодства. Але саме добре поставлена ??система реєстрації в чому зумовлює весь подальший процес роботи з документами. І тому раціоналізація діловодства найчастіше починається з перегляду системи реєстрації документів.
Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль їх виконання і довідкова робота за документами. Облік документів дає кількісні дані для обрахунку загального обсягу документообігу, його аналізу за певний проміжок часу, за видами документів, за документопотокам, по структурних підрозділах і т.п.
Сам процес реєстрації - це зняття (перенесення) з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ), що дозволяє створити базу даних про документи установи. Таким чином у процесі реєстрації закладається інформаційно-пошукова система по всіх документах установи. Це є основою наступних етапів роботи з документами: контролю за термінами їх виконання та інформаційно-довідкової роботи по документах.
Пересування їх по відділах
Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, з канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами. Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів в процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
Обробка та використання
1. Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріат виконує такі типові функції:
· попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
· підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
· організація та документаційне обслуговування нарад, проведених керівником. Зазвичай в секретаріатах ??зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням <# «justify"> 2. Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:
· підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і ви...
