іях призначення (цінами).
Після обробки інформації співробітник адміністрації отримує наступні результати:
архівні документи - всі документи про виконану роботу, які необхідно певний час зберігати, і при необхідності посилатися на них;
документи на виконання - документи, що надходять в подальшому на розгляд до голови адміністрації міського поселення Уваровка, документи на доопрацювання - неправильно оформлені документи, що вимагають виправлень.
Для зручної роботи співробітника адміністрації з документами необхідно розробити вимоги до програмно-технічного забезпечення системи:
наочний і зрозумілий інтерфейс;
дублювання паперових носіїв;
збереження документів в електронній базі, доступної співробітникові в будь-який момент часу;
пошук документа за фрагментом найменування;
рассортировка документів.
Співробітник адміністрації, маючи постійний доступ до електронних копій документів, може в будь-який момент:
надати будь-яку інформацію по документу;
на основі оброблених документів, наданих заявником призвести виписку або внести зміни (зміни - тільки після узгодження з главою міського поселення) в погосподарську книгу г п Уваровка;
по інформації, що надходить від місцевого населення - прийняти оперативне рішення.
Специфіка діяльності адміністрації дозволяє вибрати методом вирішення створення АРМ. Це дозволить використовувати систему людям, які мають спеціальних знань в області програмування, і одночасно дозволить доповнювати систему у міру потреби.
У підсумку, при автоматизації робочого місця співробітника автоматизації, адміністрація в цілому буде працювати більш ефективно і оперативно, при цьому економлячи трудові ресурси. Отже, постановка задачі виглядає наступним чином (Малюнок 1.9).
Малюнок 1.9 - Постановка завдання
В даний час комп'ютерні технології мають величезний потенціал для підвищення ефективності управління будь-якими діловими процесами і широко використовуються в багатьох організаціях як державних, так і комерційних.
Вирішальним для усунення управлінських проблем, у тому числі і пов'язаних з паперовим документообігом, є вибір автоматизованої системи управління.
В основу конструювання АРМ покладені наступні основні принципи:
максимальна орієнтація на кінцевого користувача, що досягається створенням інструментальних засобів адаптації АРМ до рівня підготовки користувача, можливостей його навчання і самонавчання;
формалізація професійних знань, тобто можливість надання за допомогою АРМ самостійно автоматизувати нові функції і вирішувати нові завдання в процесі накопичення досвіду роботи з системою;
модульність побудови, що забезпечує сполучення АРМ з іншими елементами системи обробки інформації;
надалі модифікація і нарощування можливостей АРМ без переривання його функціонування;
ергономічність, тобто створення для користувача комфортних умов праці та дружнього інтерфейсу спілкування з системою.
. 6 Інформаційні технології, використовувані в органах місцевого самоврядування
З плином часу вимоги до автоматизації ділових процесів ростуть. І якщо колись ставилося завдання автоматизації окремих ділянок роботи підрозділів, що призвело до наявності великої кількості розрізнених програмних продуктів, то тепер основне питання - організація комплексної системи оперативного управління. Саме цей підхід дозволяє найефективніше вирішити завдання автоматизації.
Системи електронного документообігу формують нове покоління систем автоматизації. Основними об'єктами автоматизації в таких системах є документи (у найширшому їх розумінні, від звичайних паперових до електронних будь-якого формату і структури) і бізнес-процеси, що представляють як рух документів, так і їх обробку. Даний підхід до автоматизації підприємств є одночасно і конструктивним і універсальним, забезпечуючи автоматизацію документообігу та всіх бізнес - процесів підприємства в рамках єдиної концепції та єдиного програмного інструментарію.
Більшість вітчизняних систем діловодства та документообігу надають функції:
обробка та зберігання документів;
реєстрація документів;
пошук документів по атрибутах і повнотекстовий пошук;
робота з взаємопов'язаними документами;
реглам...
