ентація прав доступу;
списання документів «у справу»;
інтеграція з зовнішніми системами електронної пошти;
електронний архів документів;
погодження та затвердження документів;
контроль виконання документів і доручень;
система контролю виконання посадових інструкцій.
Основними користувачами цих систем є такі структурні підрозділи організацій, як управління справами, секретаріати, канцелярії, експедиції та інші.
Системи документообігу забезпечують строго регламентоване і формально контрольоване рух документів всередині і поза організації на основі інформаційних і комунікаційних технологій.
Основна перевага вітчизняних систем діловодства та документообігу полягає в тому, що кращі з цих систем чудово враховують вітчизняну специфіку і традиції роботи з документами. У них заздалегідь закладена відповідна бізнес-логіка роботи.
Приступаючи до автоматизації завдань документообігу, треба спочатку розділити власне впровадження тих чи інших додатків, що автоматизують конкретні процеси обробки документів, і впровадження платформи для подібної автоматизації. Однією з основних причин неуспіху впровадження систем автоматизації документообігу є змішування двох цих завдань.
Існують категорії технологій електронного документообігу з прикладами найбільш відомих постачальників і продуктів у кожному класі:
системи електронного документообігу, орієнтовані на бізнес-процеси (Business-process EDM): FileNet (Panagon і Watermark);
системи управління контентом (Content management): Adobe, Excalibur;
системи управління інформацією (портали) (Information Management);
системи управління образами (Imaging);
системи управління потоками робіт (Workflow management).
На відміну від західного ринку на російському ринку сьогодні є вельми обмежена кількість можливостей вибору платформ для реалізації розглянутої задачі.
В даний час на світовому ринку існує величезна кількість заслуговують уваги систем, що надають засоби розгортання платформи автоматизації документообігу. Однак у силу того, що використовувати не русифіковану систему, що не має в Росії достатньої підтримки, не представляється скільки-небудь перспективним, вибір обмежується системами наступних виробників: - в якості основи комплексної системи автоматизації документообігу компанія Microsoft пропонує використовувати продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекті з клієнтським додатком Microsoft Outlook. Також пропонується використовувати продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в якості архіву документів і засоби організації корпоративного Intranet/Extranet порталу. Крім того, компанія надає повний набір засобів для організації оn-line-взаємодій [1.8];/Lotus - компанія IBM пропонує використовувати платформу Lotus Notes як базовий засіб автоматизації документообігу. Крім цього передбачається розширити базову функціональність не тільки засобами організації архіву документів Domino.doc, WorkFlow підсистемою Domino.Workflow, але й додатковими засобами для організації групових взаємодій [1.9]; - дана компанія представлена ??на ринку однойменною продуктом, що представляє собою потужний архів документів, з можливістю розробки облікових об'єктів засобами управління життєвим циклом і автоматизації бізнес-процесів обробки документів;
На вітчизняний ринок проникли лише найбільш великі виробники програмного забезпечення. На жаль, величезна кількість досить цікавих систем, наявних на західному ринку, практично не доступно вітчизняним компаніям.
Всі перераховані продукти - це відкриті системи, які є саме платформами для розробки додатків. Більше того, на базі кожного з них різні компанії розробили достатню кількість додатків, які можна використовувати при створенні комплексної системи.
В даний час вітчизняний ринок засобів автоматизації документообігу відчуває справжній бум - на ринку представлені як системи, що мають вже досить тривалу історію (наприклад, «Дело», Optima Workflow, LanDocs, Office Media, «Попелюшка») , так і відносно молоді системи (DocsVision, NauDoc, Directum та інші).
До окремої групи можна віднести продукти реалізують набір додатків на базі системи Lotus Notes («Бос-Референт», Office Media, «Ескадо»), ринок яких поширюється тільки на організації, що використовують у своїй роботі Lotus Notes. Вітчизняні виробники демонструють різноманітні підходи до вирішення завдань автоматизації документообігу. На жаль, поки російські системи, як правило, реалізують функції певного контуру автоматизації документообіг...
