або посадовою особою, що здійснює розгляд документів, або діловодних працівниками, які здійснюють контроль виконання документів.
Якщо документ вимагає виконання і береться на контроль, на ньому проставляється відмітка про контроль у вигляді літери «К» (контроль) або слова «Контроль» на лівому полі документа на рівні заголовка. Цей реквізит необхідно бачити, поки йде виконання документа, але в ньому немає необхідності, коли закінчена робота над документом, він підшитий у справу та інформацію, вміщену на лівому полі, не можна прочитати. Ця позначка може наноситися гумовим штемпелем або писатися від руки яскравим червоним, синім, зеленим олівцем.
Її мета - нагадування виконавцю, що документ контролюється.
3. Правила оформлення реквізитів основної частини
Текс документа (реквізит 20).
Текст документа становлять державну мову Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
При складання тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте», «володієте» або «були» , «перебували» і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуванням ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовок, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах едінолічія, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини («наказую», «припускаю» , «прошу»).
У документах колегіальних органів текст викладають від першої особи множини («наказуємо», «вирішили»).
Текст протоколу викладають від третьої особи множини («слухали», «виступили», «постановили», «вирішили»).
У документах встановлюють права та обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновків (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини числа («відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісія встановила»).
У листах використовують такі форми викладу:
від першої особи множини («просимо направити», «направляємо на розгляд»);
від першої особи однини («вважають за необхідне», «прошу виділити");
від третьої особи однини («міністерство не заперечує», «ВНИИДАД вважає за можливе»).
Відмітка про наявність додатку (реквізит 21).
Відмітка про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:
Додаток: на 5 л. в 2 екз
Якщо лист має додаток, що не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1. Додаток про Управління регіонального кредитування на
л. в 1 прим.
. Правила підготовки та оформлення документів Управління
Регіонального кредитування на 7 л. в 2 екз.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до документа докладають інший документ, який також має додатки, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 № 02-6/172 і...
