тер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування:
§ Відповідно до попередньої домовленості висилаємо Вам ... raquo ;;
§ На підтвердження нашої домовленості висилаємо Вам ... raquo ;;
§ Відповідно до додатковим протоколом висилаємо Вам ... і т.д.
Текст супровідного листа може містити прохання, пояснення, пов'язані з тими матеріалами, які складають додаток до супровідного листа. У цьому випадку, спочатку говориться про направлення документів, потім викладаються прохання і пояснення.
Складання супровідного листа не регламентоване нормативно-правовими документами, тому єдиного зразка не існує. Ви можете оформити супровідний лист за прикладом, вказаною в кінці статті.
Даний лист складається в довільній формі, проте потрібно врахувати деякі моменти:
§ Лист повинен бути надрукован на фірмовому бланку.
§ У правому верхньому куті вкажіть, кому адресовано супровідний лист.
§ У лівому верхньому кутку повинен бути надрукований вихідний номер з датою складання листа.
§ Обов'язково напишіть те, для чого Ви відправляєте документи контрагенту. Наприклад, якщо Ви відправляєте покупцеві договір поставки, то вкажіть, що просите контрагента ознайомитися з його змістом, а потім поштою надіслати договір з печаткою та підписом керівника. Крім цього згадайте, що в разі незгоди з деякими пунктами, покупець може скласти протокол розбіжностей і відправити його у двох примірниках.
§ Не забувайте про ділову етику, включаючи в лист такі слова і словосполучення, як шановний raquo ;, просимо Вас raquo ;, з повагою raquo ;.
Обов'язковими реквізитами супровідного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця, відмітка про наявність додатків.
Роль супровідних листів в сучасній бізнес-культурі велика:
§ По-перше, побачивши супровідний лист, Ваш контрагент не залишить без належної уваги надійшла до нього кореспонденцію. Адже в ньому буде стояти вихідний номер. А це означає, що людина, яка отримала лист, зобов'язаний записати його в свій журнал вхідних документів. Тому Ви, як відправник, можете через кілька днів набрати номер одержувача і поцікавитися, чи прийшов до нього пакет, з вказаними вихідним номером.
§ По-друге, у супровідному листі Ви можете чітко написати, які документи повинні бути відправлені до Вас назад з підписами. Повірте, Ви не тільки полегшите своє життя (як показує практика, контрагент завжди забуває про який-небудь екземплярі документа), а й допоможете одержувачу швидко зібрати документи для відправлення.
§ По-третє, Ваш контрагент не скаже Вам, що не отримав будь-якого документа. Т.к. Ви вказуєте в супровідному листі всі додатки (з номером і датою), які Ви відправляєте, одержувач не зможе заявити, що він, наприклад, не отримав протокол розбіжностей до договору.
3.5 Скласти супровідний лист відповідно до раніше описаними Вами правилами його складання та оформлення
ООО Айсберг вул. Злітна, 10А. , Г. Красноярск, 660138 Тел. (391) 222-22-22, E-mail: info@mail ІПН/КПП 246500500/24650100101.02.2013№02-13/156 Директору ТОВ ??laquo; Меблі С.В. НіколаевуНа №О направлення проекту договору
Направляємо Вам проект договору від 31.01.2013 №356 на поставку офісних меблів відповідно до доданої до договору специфікації. Просимо підписати договір, скріпити печаткою та один примірник повернути в ТОВ ??laquo; Айсберг протягом 10 днів, у термін до 09.02.2013.
Додаток: 1. Проект договору в 2-х прим. на 2-х аркушах.
. Специфікація до договору в 2-х прим. на 4-х аркушах.
Генеральний директор В.Л. Горюнов
4. Контрольна робота №4. Номенклатура справ
. 1 Розробіть номенклатуру справ підприємства (організації) або структурного підрозділу
Товариство з обмеженою ЗАТВЕРДЖУЮ відповідальністю Айсберг Генеральний директор (ТОВ ??laquo; Айсберг ) _______ В.Л. Горюнов
17.02.2013 г.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
БУХГАЛТЕРІЇ на 2013 рік
. 12.2012 №1
г. Красноярськ
