Листи згортають текстом усередіну. Найбільш Важливі ділові листи бажано НЕ згінаті, а надсилати у великих твердих конвертах.
. Підпис на лістівці ставлять лишь на Офіційному прівітанні.
Вимоги до оформлення делового листа
Бланк має великого значенні для делового листування. Саме за бланком, за его дизайном, поліграфічнім Виконання оцінюватімуть престиж відправника. Для зовнішньоекономічного листування потрібен Спеціальний папір (вісокоякісніх сортів, Інколи - з водяними знаками).
Реквізити на бланку. Головня реквізітом на бланку є найменування підпріємства-, організації-відправника листа, а такоже знак, емблема фірми, повна ее адрес, номерів телефонов, телекс, факс. Размещения реквізітів на бланку чітко НЕ регламентується.
Формат аркуша для написання листа. Як правило Використовують формат А4, при цьом ОБСЯГИ тексту не впліває на вибір формату. У разі, если лист займає декілька сторінок, на качана кожної Зазначаються найменування фірми, дату и номер Сторінки.
Конверт. На конверті вказують найменування відправника або розміщають его фірмовий знак. Допускається такоже ПОВНЕ відтворення всех реквізітів. Розмір конверта не винних допускаті згінання листа понад один раз.
1. Реквізити організації-відправника.
2. Вихідні дані (дата, номер аркуша).
. Загальний Зміст (тема) листа.
. Адресат
. Адреси одержувача листа.
. Вступ.
. Основний текст листа.
. Офіційні форми ввічлівості.
. Посадова особа, Відправник листа.
. Визначення Додатках.
. Визначення Копій, что розсілаються.
Будь-який документ - джерело информации. Одним Із правил оформлення документа є точне і правильне адресування: назва организации або структурного підрозділу; назва посади, прізвище та ініціали людини, Якій адресовано лист; поштова адреси организации; дата відправкі документа, факсу чи телексу, номер и поштовий індекс. Скороченню дат типом: 20.V.2001, 20.05.2001 в міжнародному лістуванні НЕ вікорістовується. Слід писати Повністю: 20 травня 2001 року або May, 20, 2001. Если документ оформляється на бланку, дату ставлять у лівому кутку, а если на простому Аркуші - під текстом біля підпісу.
Назва организации наводитися в назівному відмінку, посада, прізвище в давальному. Если лист адресують керівнікові организации, фірми, то ее назва входити у Назву посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору торгової фірми Калина
поважний С.К.
Если вінікають Труднощі у з ясуванні посади адресата - можна вказаті только отримувача: організацію, фірму ТОЩО.
Основну часть (Зміст) делового листа слід почінаті Із Звернення. Звернення может дублюваті прізвище, назва в адресі ( Шановний добродію Матвієнко raquo ;; Вельмишановна пані Окіпна raquo ;;
англійською - Dear Mr__________ або_ Dear Mrs_________ та прізвище адресата). Если прізвище НЕ вказують, вжівають лишь форму Звернення: шановний (а) пане (і), добродію, шановні панове.
Зміст документа покладів від его мети, проти в будь-якому випадка спочатку вікладають суть питання, а потім формулюють пропозіцію и обґрунтовують ее.
Текст ОСНОВНОЇ части делового листа має буті віваженім, Стислий и зрозумілім. Его слід Розбита на сміслові абзаців Щоб полегшення сприйняттів матеріалу.
Если лист містіть негативно інформацію, то ОЦІНКИ и Висновки бажано делать толерантні, Наприклад: На шкода, змушені пріпініті наші стосунки raquo ;, ТОЩО.
позитивність враження про лист та его автора поможет Скласти кінцева форма ввічлівості - вирази надії на подалі Співробітництво ТОЩО.
Обов язковою умів є фрази типу: З повагою raquo ;, Щиро ваш та ін. Підпис на діловому лісті до зарубіжніх партнерів має свои Особливості: підпис, прізвище, посада, розміщується все це зверху вниз.
(реквізити фірми відправника)
травня +2001 Президенту фірми
Техносервіс
Готель Вірджінія Венеція, 27101 Пану П.Джордіо
Шановний пане П.Джордіо!
Київська фірма Екстім засвідчує Вам свою повагу и просити надаті можлівість нанести діловий Візит-презентацію президенту фірми пані Т.Овчаренко у Зручний для Вас годину, бажано в березні - квітні +2001 року.
Фірма Екстім займається т...
