ва, тим більшим може бути часовий інтервал між послідовними звітами. Якщо виникають серйозні проблеми по виконанню бюджету і виявляються негативні тенденції, готують спеціальні звіти, в яких наводиться докладна інформація про окремі продуктах, програмах, секторах ринку збуту, виявляються і аналізуються відхилення, даються рекомендації. При виникненні несподіваних обставин складаються надзвичайні звіти. У будь-якому випадку критерієм тимчасового інтервалу звіту в поточному контролі виконання бюджету повинна бути можливість втручання з метою зміни виниклої несприятливої ??ситуації.
Вельми важливо для поточного контролю в бюджетуванні визначити склад показників, які піддаються коригуванню, методику і послідовність її здійснення. Тут корисними можуть бути методи стандарт- і директ-коста. Бюджетний поточний контроль може здійснюватися шляхом спостережень і на основі документальної первинної інформації.
Контроль через спостереження за виконанням бюджетів здійснюється шляхом спілкування менеджера або контролера з усіма учасниками господарської діяльності. Цей вид контролю дозволяє виявити багато відхилень, що не піддаються обліку, більш глибоко аналізувати їх причини і винуватців. Він більш оперативний, значить, більш дієвий і кращий для поточного контролю.
Документально-інформаційний спосіб контролю дозволяє точніше визначити розрив між бюджетними і фактичними показниками, забезпечити оцінку, узгоджену з даними фінансового обліку, усунути суб'єктивний фактор при аналізі причин і винуватців відхилень.
Слід зазначити, що ці дві форми контролю взаємно доповнюють один одного і затребувані в більшій чи меншій мірі залежно від ситуації, що складається.
У кінцевому підсумку основне завдання і роль поточного бюджетного контролю полягає в тому, щоб здійснити коригувальні дії на показники виконання бюджету до того, коли вони сформуються остаточно.
Заключний бюджетний контроль здійснюється або відразу по завершенні діяльності, для якої визначається бюджет, або по закінченні певного заздалегідь періоду часу. У тому і іншому випадку контроль здійснюється шляхом зіставлення фактичних результатів і бюджетних показників. Наступний бюджетний контроль, на відміну від поточного, не володіє оперативним коригувальну дію, але виконує інші функції та завдання:
- сприяє отриманню цілісної інформації, на основі якої коригуються майбутні бюджети з урахуванням економічних реалій минулого;
- дозволяє виробляти більш точний розрахунок фактичних показників бюджетів з урахуванням тимчасових факторів, що, у свою чергу,
дає можливість більш об'єктивно оцінювати діяльність менеджерів і керованих ними центрів відповідальності. Організаційною формою результатів поточного і наступного контролю є звіти по виконанню бюджету, які зводять воєдино інформацію з планування та фактичного виконання бюджетних показників. У таких звітах повинно відображатися три види інформації: про фактичні результати, про плановані показники і дані про відхилення між фактичними та бюджетними показниками, що супроводжуються поясненнями.
Крім основної інформації у звітах необхідно виділяти показники, підконтрольні менеджеру даного центру відповідальності, наводити для порівняння дані попередніх періодів і аналогічних підрозділів. У звітність про виконання бюджетів можуть включатися додаткові показники про кількість працюючих і числі відпрацьованих ними людино-годин, ступеня завантаження виробничих потужностей, зміни у структурі і способах продажів, їх обсягах тощо Дані у звітах зазвичай виражаються не тільки у вартісних, але й у натуральних вимірниках, у відносних величинах.
Під особливим контролем повинно знаходитися обмежене число факторів, що грають вирішальну роль в досягненні цілей організації або того чи іншого центру відповідальності. Ці ключові показники (зазвичай не більше п'яти) можуть змінюватися швидко і непередбачувано, істотно впливаючи на результати діяльності, тому система звітності повинна бути, побудована таким чином, щоб приділяти їм особливу увагу.
Необхідно відзначити, що оперативний контроль дозволяє не тільки відслідковувати зміни окремих показників і вносити зміни в режимі реального часу, але і дозволяє відстежити всю сукупність причинно-наслідкових зв'язків, що вплинули на ті чи інші відхилення. Виявлені недоліки, узагальнені і структуровані по групах причин, можуть дозволити уникнути тих чи інших помилок планування в майбутньому.
Контроль, з одного боку, дозволяє оцінити, наскільки ефективно працювала організація у відповідному бюджетному періоді, що може бути джерелом інформації, наприклад, про її потенціал, про ефективність роботи керівників підрозділів, про якість бюджетного планування, інвестиційної привабливості. З...
