- відбиває інформаційну функцію опису, розкриваючи склад і зміст документів кожної справи.
У заголовку НЕ повинно бути ніяких скорочень, тільки загальноприйняті або передбачені в списку скорочень, складеному держархівом. Найменування установ, організацій і підприємств (авторів, кореспондентів) дається при першому їх згадці повністю, а в дужках - загальноприйняте скорочення. У цю ж графу опису з нового рядка після основного заголовка заноситься анотація документів. Текст анотації розташовується на відстані двох сантиметрів від лівого краю графи.
Графа 4 - В«Крайні дати В»- розкриває дати початку і закінчення справи. Найменування місяця, як правило, пишеться прописом. При позначенні дати спочатку вказується число, потім місяць і рік. Якщо крайні дати включають 2 роки, то -4 рядка. p> Останній рядок дати повинна збігатися з останнім рядком заголовка.
Графа 5 - В«Кількість аркушівВ» - дає уявлення про обсяг одиниці зберігання. Зазвичай аркуші нумеруються у правому верхньому куті.
3.4 Складання довідкового апарату до опису
Довідковий апарат до опису виконує дві функції: по-перше, прискорює пошук відомостей по власне опису і, по-друге, надає додаткову інформацію про фонд.
Склад довідкового апарату до опису включает:
v титульний лист;
v зміст;
v передмову;
v список скорочень;
v покажчики.
Це основні елементи довідкового апарату, але опис може містити й додаткові елементи - перекладні таблиці, бібліографію, термінологічний словник.
Титульний аркуш містить відомості, що розкривають повна назва державного архіву, де зберігаються документи фонду; повна назва фонду з перерахуванням всіх перейменувань, якщо вони були, та скорочене найменування (у круглих дужках); номер фонду; номер опису, назва опису (найменування структурної частини або роки, за які справи включені в опис).
У змісті (Змісті) розділів опису і довідкового апарату до неї перераховуються передмову, список скорочень, назви всіх розділів, включених в опис, покажчики, перекладні таблиці шифрів. Проти кожної назви ставляться номери відповідних листів опису.
Передмова - один з найважливіших елементів довідкового апарату. Якщо фондообразователя - установа, то в передмові необхідно коротко висвітлити його історію:
історичні умови, історичну обстановку, в якій виникло і діяло установа - фондообразователей;
дату утворення і підпорядкованість установи - фондоутворювача;
функції, масштаб діяльності, структуру установи-фондоутворювача та їх зміни;
організацію системи діловодства;
дати та причини ліквідації або реорганізації установи - фондоутворювача.
Далі в передмові дається історія фонду, тобто коли і за яких обставин фонд опинився в архіві, його склад, зміст, обсяг документів; висвітлюється робота з документами після надходження фонду в архів (особливості опису, експертиза цінності, систематизація документів у фонді).
У заключній частини передмови розкривається склад довідкового апарату до опису, основи його побудови та вказівки про порядок користування ним.
Список скорочень являє собою алфавітний перелік зустрічаються в опису скорочено написаних слів. Список супроводжується повним найменуванням скорочених слів. Скорочення вводяться з метою економії місця для часто зустрічаються слів в тексті описи, а також для розкриття абревіатур у складі довідкового апарату і досягнення однаковості в передачі змісту документів.
Загальноприйняті скорочення, які не потребують спеціальних роз'яснень (тобто, т.д., пр. та ін); позначають назву мір ваги, часу, простору, пов'язані з цифрам або небудь найменуваннями і не викликає двоякого тлумачення (кг, мін, див, м), а також увійшли в розмовну і письмову мову скорочення слів, подібно таким, як ревком, профком, до списку скорочень не включаються.
Покажчики до опису представляють собою перелік предметних понять, що зустрічаються в опису, з що потрібні поясненнями і посилальними даними. Завдання покажчиків - прискорити і полегшити тяжку працю користувача по роботі з вашою описом. Покажчики з вигляду можуть бути предметними (загальними і спеціальними), іменними, географічними ( як різновиду предметних), хронологічними та ін Можливі комбіновані покажчики при незначній кількості особистих імен, географічних назв і предметів.
За формою покажчики можуть бути глухими і анотованими (короткими або повними). ​​
До підготовленої архівної опису обов'язково повинна бути складена засвідчувальний напис на окремому аркуші - засвідчувач. У засвідчувального напису вказується кількість аркушів в опису. Листи власне опису і довідкового апарату до неї пронумеровуються у валовому порядку. Засвідчувальний напис підписується укладачем опису, наприклад:
У опис внесено 24 (двадцять чотири) справи з № 1 по № 24
Составітель_____________________
<...
