Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом і складний за складом. Крім того, цей спосіб забезпечує більше збереження документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгрупами, а також економить робочий час. br/>
3.2 Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівного опису
Будується в Відповідно до класифікації справ архівного фонду
Тому перш ніж перейти до складання опису розглянемо організацію роботи з класифікації справ у межах архівного фонду, яка складається з двох етапів:
розробки схеми класифікації справ фонду;
розподілу справ у відповідності зі схемою класифікації.
Розробка схеми класифікації справ фондів є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів державних архівів. Крім того, класифікаційна схема - це основа структури опису.
Схема класифікації (організації) справ архівного фонду являє собою систематизований перелік найменувань структурних підрозділів установи - фондообразователя, його функцій або питань і напрямків його діяльності. Класифікаційна схема є підставою для організації архівного фонду, для розподілу справ фонду за групами, що відображає найбільш характерні сторони діяльності фондоутворювача, його функції або структуру, що і закріплюється описом. p> Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації можна проводити двома способами: безпосередній угруповання і розташування справ у відповідності зі схемою класифікації або картковим способом.
При безпосередній угрупованню справи фізично групуються по розділам та іншим, дрібнішим розподілам у схемі і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.
При картковому способі групуються не власними справи, а картки з описаними на них справами. Картки для опису розташовуються в передбаченій схемою класифікації послідовності і нумеруються в порядку валової нумерації. Після цього проводиться вже остаточна угруповання справ фонду.
Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом, і складний за складом. Крім того, цей спосіб забезпечує більше збереження документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгруп, а також економить робочий часом.
3.3 Складання власне архівної опису справ
Після проведення класифікації справ (або карток) фонду відповідно до розробленої для конкретного фонду класифікаційної схемою складається архівний опис. У Залежно від схеми класифікації, обсягу і завершеності комплектування фонду (Або будь-якого іншого комплексу документів) можуть бути складені одна або кілька описів. Окрема самостійна опис може бути складена:
на всі справи фонду, якщо установа припинило своє існування,
справи всіх років однієї структурної частини, якщо вона припинила своє існування;
справи за один рік або кілька років діяльності установи - фондоутворювача, а також однією або декількох функціональних, предметно-тематичних (матеріали з особового складом, науково-технічна документація, фотоальбом, творчі документи та тощо) та інших частин;
всі справи об'єднаного фонду або кожного, що входить в об'єднаний фонд установи.
Слід пам'ятати, що кількість справ, внесених в одну опис, не повинно перевищувати найбільшого чотиризначного числа (тобто 9999).
Як вже зазначалося, опис відображає систему організації документів фонду та закріплює класифікацію справ усередині фонду шляхом надання справі порядкового номера. У опису виділяються розділи, підрозділи і більш дрібні ділення у відповідність зі схемою класифікації справ фонду.
Опис документів (Основна інформаційна частина) складається з описових статей. Описова стаття опису являє собою сукупність даних про одиниці зберігання та складається з наступних елементів:
v порядкового номера;
v діловодного індексу (номера справи за номенклатурою або старого інвентарного номера);
v заголовка справи і в ряді випадків анотації документа;
v крайніх дат документів у справі (число, місяць, рік);
v кількості аркушів у справі;
v приміток.
Кожному з елементів статті, що виконує певну функцію, відповідає своя графа в аркуші опису
Графа 1 - В«Порядковий номерВ» - відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування справ у фонді.
Присвоєний в порядку валової нумерації номер останньої статті вказує на кількість одиниць зберігання, включених в опис.
При зміні кількісного складу справ опису робиться відповідний запис у кінці опису (В«Підсумкові записиВ»). p> Графа 2 - В«Діловодних номерВ» - це В«ріднийВ» для справи номер, присвоєний в діловодстві.
Графа 3 - В«Заголовок справиВ» ...
