нки відноситься те, що вони занадто мало часу приділяють розвитку підприємства, планування інновацій та на різні перетворення. Також недостатньо уваги приділяється питанням координації та стратегічного підходу; надмірно багато часу йде на рутинну роботу, яку можна доручити іншим. Тому менеджеру слід подумати про те, які завдання можна делегувати (передати підлеглим і вивести зі сфери дій керівника). Одночасно з робочим завданням повинна делегуватися і функціональна відповідальність.
Будь мета має сенс тільки тоді, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати. Тому після визначення мети керівник складає для себе індивідуальну програму заходів. Вибір цілі - це розумова діяльність, спрямована на отримання результату, а заходи - це практичні дії.
Щоб скласти гарний план використання робочого часу, важливо точно знати свій бюджет часу і сукупність планованих завдань. Необхідно встановити пріоритетність справ і строго слідувати їй навіть у тому випадку, коли менш важливі справи виконуються набагато легше і швидше, ніж більш важливі. При складанні індивідуального плану слід передбачити час, необхідний для проведення різних нарад, бесід з колегами і підлеглими, для прийому відвідувачів, для відряджень і пр.
Слід виділити певні години і дні тижня для виконання регулярно повторюваних робіт (наради, розбір пошти, прийом відвідувачів, робота в Інтернеті тощо). Це дасть можливість налагодити такий ритм роботи, який дозволить заощадити значну кількість часу. Залежно від характеру робіт доцільно планувати їх виконання з урахуванням відомого в психології періоду «нульовий стомлюваності», що показує зміни працездатності протягом робочого дня. Відповідно до цього проблемами, вирішення яких вимагає інтенсивних витрат розумової енергії та глибокого аналізу, слід займатися в дообеденное годинник. Найменш продуктивне час можна відвести для нескладних і другорядних питань.
Особистий план повинен бути реальним і неперевантаженою. Слід виділити відповідний резерв часу для непередбачених, випадково виникають робіт (1:00 в день або півдня в тиждень). Час проведення нарад, конференцій, зборів повинно бути мінімальним, але в той же час достатнім для обміну інформацією. Цьому сприяє ретельна підготовка заходу. Необхідно резервувати частину часу для творчої роботи і підвищення кваліфікації. Крім того, менеджеру слід постійно контролювати виконання особистого плану, що дає можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення та раціонального використання робочого часу.
Німецький професор, керівник Інституту стратегії та ефективного використання часу Лотар Зайверт пропонує наступні десять «золотих» правил, виконання яких допоможе керівнику домогтися економії часу.
1. Формуйте робочі блоки, в які ви будете включати виконання великих або подібних за характером завдань;
2. Навмисно усамітнюйтеся і встановлюйте неприйомні години;
. При проведенні переговорів встановлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань;
. Дотримуйтеся принципу встановлення пріоритетів при виконанні всіх видів робіт;
. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (принцип Парето: 20% справ приносять 80% результатів);
. По...
