ачкою Для службового користування (ДСП) реєструються в системі Справа при цьому доступ (загальний) змінюється на (ДСП), лист не сканується, а передається по журналу у відповідний секретаріат або структурний підрозділ Апарату Народних Зборів. При передачі документа вказується прізвище, ініціали, дата і час отримання. Відправляються документи з грифом ДСК в пакетах, кур'єром або фельд'єгерського зв'язком.
Вимоги Інструкції до роботи бухгалтерської та іншої спеціальної документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також підготовки до передачі документів на архівне зберігання.
Методичне керівництво організацією діловодства в Апараті Народних Зборів здійснюються відділом діловодства Апарату Народних Зборів (далі - відділ Діловодства) і відділом інформатизації, програмного забезпечення, обчислювальної техніки та електронного документообігу Апарату Народних Зборів (далі - відділ інформатизації).
Відповідальність за забезпечення впровадження та експлуатації технологічної інфраструктури, інформаційної безпеки електронного документообігу Апарату Народних Зборів покладається на Комітет промисловості, транспорту, зв'язку і масових комунікацій Республіки Інгушетія.
Відповідальність за організацію і стан діловодства, контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції в Апараті Уряду, дотримання встановлених цією Інструкцією правил і порядку роботи з документами в прийомних Голови Парламенту Республіки Інгушетія, заступників Голови Парламенту РІ, керівника і його заступників покладається на їх помічників, а в структурних підрозділах Апарату Народних Зборів - на керівників відповідних структурних підрозділів.
Виконання вимог Інструкції обов'язкове для всіх працівників Апарату Народних Зборів. Працівники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Апарату Народних Зборів, забезпечують його організацію та ведення відповідно до Інструкції, знайомлять працівників підрозділу, у тому числі новоприйнятих, з вимогами Інструкції.
Працівники Апарату Народних Зборів несуть встановлену законодавством Російської Федерації відповідальність за недотримання вимог Інструкції, а також розголошення та передачу службових документів, їх копій і проектів без дозволу керівника структурного підрозділу Апарату Народних Зборів.
З метою збереження і своєчасного виконання документів при звільненні працівника з посади, перебування його у відпустці, у тому числі навчальному, а також у разі його тимчасової відсутності з інших поважних причин все знаходяться у нього на виконанні службові документи за вказівкою відповідного керівника передаються іншому працівникові.
Про втрату службових документів з грифом Для службового користування (ДСП), проектів указів і розпоряджень Глави Республіки Інгушетія, службової кореспонденції повідомляється керівнику відповідного підрозділу, який організовує проведення службового розслідування.
Інструкція видається всім структурним підрозділам Апарату Народних Зборів під розписку. Інструкції використовуються такі основні поняття:
документування - фіксація інформації на матеріальних носіях у встановленому порядку;
діловодство - діяльність, яка забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними в органах влади;
документ - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений в установленому порядку і включений в документообіг органу виконавчої влади;
електронний документ - документована інформація, представлена ??в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронно-обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно-телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах;
електронний підпис - реквізит електронного документу, призначений для захисту данного документу від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа електронного підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі;
електронний образ документа - електронна копія документа, виготовленого на паперовому носії;
сканування документа - отримання електронного образу документа;
система електронного документообігу - інформаційна система, що забезпечує збір документів (включення документів в систему), їх обробку, управління документами і доступ до них;
електронний документообіг - документообіг із застосуванням інформаційної системи. ...
